About this role
Ben jij administratief sterk, organisatorisch ingesteld en hou je van een veelzijdige functie met internationale contacten ? Als Administratief Medewerker ben je de rechterhand van de zaakvoerder en ondersteun je de dagelijkse werking op het vlak van administratie, facturatie, offertes en praktische organisatie . Een uitdagende functie binnen een gespecialiseerde technische KMO in het Waasland . Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!
- De functie inhoud Wat je gaat doen als Administratief Medewerker: De dagelijkse kantooradministratie organiseren en zorgen dat alles vlot en gestructureerd verloopt.
- De algemene mailbox beheren , telefonische oproepen beantwoorden en inkomende post verwerken.
- Offertes voorbereiden, opmaken en administratief opvolgen voor internationale klanten . Verkoopfacturen opstellen en betalingen correct opvolgen.
- Aankoopfacturen controleren en inboeken in Exact Online . Betalingen voorbereiden en uitvoeren en de financiële administratie mee ondersteunen.
- Contact onderhouden met klanten en leveranciers over offertes, facturen, bestellingen en administratieve vragen.
- Het beheer van wisselstukken en reserveonderdelen ondersteunen, inclusief voorraadcontrole en administratieve opvolging.
- Zakenreizen organiseren voor de zaakvoerder en technische medewerkers, waaronder vluchten, hotels en praktische afspraken.
- Administratieve documenten en dossiers beheren voor technische projecten, onderhoudswerken en internationale opdrachten.
- Gegevens in Exact Online correct verwerken, actualiseren en controleren.
- Ondersteuning bieden bij personeelsadministratie en de zoektocht naar nieuwe medewerkers.
- Rechtstreeks samenwerken met de zaakvoerder en ondersteuning bieden bij uiteenlopende organisatorische taken.
- Administratieve processen kritisch bekijken en voorstellen doen om efficiënter te werken . Zelfstandig prioriteiten stellen en ervoor zorgen dat belangrijke administratieve acties tijdig worden afgehandeld.
- Onze klant Je komt terecht bij een gespecialiseerde technische KMO in het Waasland met meer dan 25 jaar expertise in industriële hogedrukinstallaties en isostatische perstechnologie . De onderneming ondersteunt klanten wereldwijd binnen sectoren zoals automotive, luchtvaart, medische technologie, petrochemie en onderzoek . De activiteiten omvatten onder andere inspecties, certificeringen, onderhoud, herstellingen, technisch advies en de levering van gespecialiseerde installaties . Binnen het kleine en hechte team zijn de communicatielijnen kort en werk je rechtstreeks samen met de zaakvoerder . Wie jij bent als Administratief Medewerker: Bachelor denk- en werkniveau of gelijkwaardig door relevante ervaring.
- Ervaring binnen een brede administratieve functie , office management of financiële administratie is een sterke troef.
- Nauwkeurig, gestructureerd en organisatorisch sterk.
- Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid nemen over verschillende administratieve dossiers.
- Een echte hands-on mentaliteit en graag zelf de praktische uitvoering van taken opnemen.
- Proactief ingesteld en zelf initiatief nemen wanneer iets moet worden geregeld.
- Goede kennis van het Engels en Duits , aangezien je regelmatig met internationale contacten communiceert.
- Kennis van het Frans is een pluspunt.
- Bereidheid om jouw talenkennis verder te ontwikkelen . Goede kennis van MS Office , voornamelijk Outlook en Excel . Ervaring met Exact Online is een belangrijke meerwaarde.
- Affiniteit met een technische of industriële omgeving is mooi meegenomen.
- Vlot kunnen communiceren met klanten, leveranciers en interne collega’s.
- Discreet en betrouwbaar omgaan met financiële en bedrijfsgevoelige informatie.
- Flexibel kunnen schakelen tussen administratie, financiële opvolging en praktische organisatie.
- Een mature en oplossingsgerichte persoonlijkheid die graag meedenkt met de zaakvoerder.
- Je voelt je thuis in een kleinere organisatie waar samenwerking en zelfstandigheid centraal staan.