About this role
- Als administratieve ondersteuning zal je met heel veel diverse zaken en departement in aanraking komen.
- Human Resource Management: Ontwikkelen en uitvoeren van onboarding en offboarding plannen.
- Volgen van gerelateerde acties en assisteren van werknemers bij vragen.
- Bijhouden van de organisatiestructuur.
- Bijhouden en volgen van de trainingsmatrix en competentiematrix.
- Initiëren en volgen van het prestatie-/competentiebeoordelingsproces.
- Onderhouden van communicatie met HR. Asset Management: Bijwerken van het assetregister met nieuw aangeschaft of niet langer gebruikt materiaal.
- Communiceren met de inkoopafdeling en IT.
- Infrastructure Management: Monitoren van temperatuur, vochtigheid, enz. via een monitoringdashboard.
- Volgen van het onderhoud van brandbeveiliging en noodstroomaggregaten.
- Aanvragen van toegangsbadges en zorgen voor correcte toegangsrechten voor verschillende infrastructuren.
- Opstellen van rapporten.
- Contract Management: Volgen van contracten en NDA's.
- Uploaden van klanten-, leverancierscontracten naar het contractsysteem.
- Beheer van de contractdatabase.
- Financieel Management: Aanvragen en opvolgen van betalingen met Materialise-personeel.
- Reguliere & Belastingrapportage: Indienen van omzetgerelateerde gegevens bij nationale autoriteiten.
- Rapporteren aan nationale autoriteiten over premies en voordelen verleend aan zorgprofessionals.
- Office Management: Ophalen en verwerken van fysieke post.
- Bestellen van kantoorbenodigdheden.
- Bestellen/aankopen van voedselvoorraden.
- Beheer van telecomfacturering.
- Toezicht houden op de netheid van het kantoor.
- Eerste hulp.
- Ondersteuning Preventieadviseur: Opstellen van preventieplannen (gebaseerd op eerdere plannen).
- Interne follow-up om feedback van IDEWE te implementeren.
- Interne follow-up op het preventieplan.
- Ervaring in een vergelijkbare rol is een pluspunt.
- Organiseren en administratie zijn jouw sterke punten.
- MS Office gebruik je vlot.
- Communiceren gaat je goed af.
- Je spreekt en schrijft goed Engels.
- Zelfstandig werken en initiatief nemen zijn belangrijk.