About this role
Netzbetreiber – Projektassistenz (all gender) Ref. Nr.: 17680Vertragsverhältnis: AnstellungEinsatzdauer: 01.01.2027 bis 30.06.2028, Option auf Verlängerung auf max. 48 Mon., 37/WocheEinsatzort: Remote 50% & Onsite Berlin 50%, Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2-3 pro Jahr)Aufgabenbeschreibung:
- Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen- Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
- Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand- Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten- Veranstaltungsmanagement
- Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung- Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start- Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.- Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten- Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung viaReisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)- Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat- Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM- Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)- Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern undextern- Pflege der Ablage/Dokumentation- Vorbereitung von Foliensätzen- Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-LinksKenntnisse und Erfahrungen in:- oben genannten Aufgaben- abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagementoder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung- Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durchmehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)- Berufserfahrung in Assistenzfunktionen- Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)Homeoffice: Umfang: Maximal 50%