About this role
Activités principales
- L'assistant H/F effectue toutes les tâches requises pour assister la directrice d'exploitation
- Référent des tâches administratives, il/elle les maitrise, les communique.
- Porte une attention particulière aux tâches suivantes :
Représente la société, par l'accueil téléphonique et physique
Facture, création d'affaire, en renseignant le logiciel de gestion IAGO
Effectue les relances clients,
Met à jour les fiches clients/fournisseurs
Création/Gestion et suivi des contrats de maintenance,
Elaboration et suivi des tableaux de bord,
Planification et lissage des tâches administratives et réglementaires sur l'année,
Classement et archivage des dossiers.
- participe à la comptabilité générale de la société, y compris la trésorerie (mise en banque, présentation de traite, etc. .. )
- transmet les éléments de paie au service comptabilité, y compris les notes de frais
- Elabore et suit le dossier administratif des appels d'offre,
- Frappe et présente à la signature les différents courriers et compte-rendu,
- Alerte son supérieur hiérarchique de tout incident ou dysfonctionnement constaté.
Relations hiérarchiques
- Est sous l'autorité de la directrice d'exploitation
Relations fonctionnelles
- Pour accomplir sa mission, se met en lien avec l'ensemble de l'équipe.
Diplômes
- Titulaire d'un BTS, ou comptant au moins 5 ans d'ancienneté dans cette fonction ou dans un emploi équivalent.
Compétences et connaissances requises
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, Powerpoint ou équivalent, Internet. );
- Maitrise de la langue française, de la syntaxe et de l'orthographe;
- Maîtrise de techniques professionnelles, faire preuve de créativité ;
- Capacité à travailler en respectant les procédures ;
- Capacité à communiquer ;
- Capacité à rendre compte ;
- Capacité à établir une relation de confiance ;
- Capacité d'organisation ;
- Capacité d'adaptation et de rigueur;
Comportements attendus
- Qualité d'écoute, de patience ;
- Qualités relationnelles ;
- Maîtrise de soi ;
- Disponibilité et discrétion ;
- Esprit d'équipe;
- Respect des règles d'hygiène et de sécurité au travail.
Horaires : Horaires fixés selon un planning, sur une base de 35 heures.