About this role
Missions principales
Sous l'autorité de la Directrice générale des services adjointe et en appui à l'équipe de direction de la composante, vous assurerez le pilotage administratif, logistique et organisationnel de la composante. L'équipe est composée d'une vingtaine de personnes réparties sur 5 pôles (scolarité, RH, finances, espace langues, communication), dont 8 agents encadrés en direct.
Vous contribuerez activement à la mise en œuvre des orientations stratégiques du SDL, encadrerez l'équipe administrative et coordonnerez les activités liées à la gestion RH, budgétaire, scolarité, qualité et communication.
Vous jouerez un rôle essentiel de conseil, de coordination et d'impulsion, garantissant la qualité, l'efficacité et la conformité des opérations, tout en accompagnant les projets de transformation du service des langues.
Activités principales
Pilotage stratégique
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des orientations de la composante et apporter une aide à la décision à la direction du SDL.
- Organiser et piloter les instances de gouvernance, produire et suivre les indicateurs de pilotage.
- Assurer le respect de la réglementation (formation, RH, finance, statut) et en diffuser les évolutions.
- Être le relais administratif entre la composante, la DGS, les UFR partenaires et les directions centrales.
- Accompagner le changement et les projets d'innovation
Management et encadrement
- Encadrer une équipe d'une vingtaine de personnes réparties sur 5 pôles (scolarité, RH, finances, espace langues, communication), dont 8 agents en direct (2 A - 5 B - 1 C).
- Organiser le travail des équipes, planifier les campagnes annuelles, conduire les entretiens professionnels et les recrutements.
- Garantir la qualité des procédures administratives et la circulation de l'information.
- Évaluer et prévenir les risques liés aux conditions de travail.
Gestion administrative et coordination opérationnelle
- Élaborer le budget avec le directeur, en suivre l'exécution et coordonner les opérations financières.
- Coordonner la logistique et la gestion des locaux.
- Produire les bilans, tableaux de bord et statistiques.
- Organiser l'archivage et assurer la mise à jour du site web, de l'offre de formation et des outils de communication.
- Participer au montage budgétaire des projets (AAP IDEX, Erasmus+), en assurer le suivi ainsi que le recrutement et le suivi RH des personnels associés.
- Être référent responsabilité sociétale et environnementale (RSE) du service (sensibilisation, actions collectives).
Restriction ou contraintes liées au poste : Composante présente sur les sites de Grenoble et Valence : continuité de service à assurer sur le site de Valence
Expérience professionnelle souhaitée : de 2 à 5 ans
Compétences complémentaires demandées
- Très bonne connaissance des structures et statuts de l'enseignement supérieur et de la recherche (la connaissance de l'organisation de l'établissement et des rôles des différents interlocuteurs serait un avantage)
- Connaissance des outils de gestion et de suivi (SIFAC, IDEL, HÉLICO, NOTILUS, etc.)
- Maîtrise des règles de gestion administrative, budgétaire, RH et scolarité
- Définir des indicateurs de suivi, évaluer la qualité des services et mettre en œuvre une démarche d'amélioration continue
- S'approprier rapidement les orientations stratégiques du projet d'établissement de l'UGA et en porter les valeurs