About this role
Un adjoint au responsable de service population - référent Etat/civil - Élections (h/f)
Description des missions
Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions devolues à un officier d'état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d'état civil). Vous êtes chargé d'assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, d'instruire les dossiers relatifs à l'état civil, et aux élections.
Missions principales
ETAT CIVIL
-Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d'actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
-Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance) ;
-Mettre à jour les actes d'état civil (avis de mention) ;
-Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
-Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
-Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
-Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire ;
-Effectuer une veille sur l'état-civil international et transfrontalière.
ELECTIONS
-Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu'aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
-Suivre les circulaires préfectorales ;
-Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
-Editer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
-Envoyer les cartes électorales ;
-Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu'aux journées d'élection ;
-Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
-Coordonner et piloter le recensement de la population.
MANAGEMENT (en l'absence de la responsable de service) :
-Gérer l'équipe pour garantir la continuité du service ;
-Faire appliquer les consignes et réglement de travail en vigueur dans la collectivité ;
-Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.
Profil recherché
-Titulaire de la Fonction Publique ;
-Expérience similaire exigée ;
-Connaissance de l'environnement territorial et des publics accueillis ;
-Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
Compétences attendues
-Environnement institutionnel ;
-Fondamentaux du droit de la famille ;
-Fondamentaux du droit de la nationalité ;
-Fondamentaux de l'IGREC ;
-Règles communes à la rédaction des actes de l'état civil ;
Savoir-faire
-Disponibilité et sens du travail en équipe ;
-Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Sicel, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC) ;
Savoir-être
-Sens affirmé du service public ;
-Excellente présentation ;
-Polyvalence et flexibilité ;
-Capacité à travailler en équipe ;
-Capacité d'écoute ;
-Rigueur, organisation et disponibilité ;
-Autonomie ;
-Discrétion ;
Rémunération sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B) ;
Prime mensuelle IFSE, prime de fin d'année ;
Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d'ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois ;
Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais ;