About this role
Wir als Verein „Haus der Familie Guben e. V.“ bauen auf über 35 Jahre Erfahrung und Kompetenz in der sozialen Arbeit mit dem Schwerpunkt der Kinder- und Jugendhilfe.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine engagierte, verantwortungsbewusste und vertrauenswürdige Persönlichkeit als
Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit
in der schönen Neißestadt Guben.
Ihre Aufgaben bei uns im Überblick
Verwaltung und Organisation
- Organisation, Koordination und Sicherstellung der allgemeinen Verwaltungsabläufe
- Bearbeitung allgemeiner administrativer und kaufmännischer Aufgaben
- Pflege und Verwaltung von Stamm- und Personaldaten
- Fachliche Koordination der Verwaltungsaufgaben und Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragestellungen
- Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand, den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen und Arbeitsbereiche sowie den Mitarbeitenden
- Weiterentwicklung und Optimierung interner Verwaltungsprozesse
- Sicherstellung einer strukturierten und transparenten Dokumentation
Finanz- und Rechnungswesen
- Fachliche Koordination und Organisation des Rechnungswesens gemeinsam mit einer Mitarbeiterin
- Aktive Mitarbeit in der laufenden Finanzbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren und Sachkonten)
- Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle
- Überwachung des Zahlungsverkehrs sowie der Zahlungseingänge und -ausgänge
- Abstimmung und Pflege der Konten sowie Klärung offener Posten
- Führung der Bargeld- und Portokasse
- Durchführung der Haushalts- und Kassenangelegenheiten einschließlich Rechnungslegung
- Erstellung von Haushaltsplanentwürfen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen
- Mitwirkung bei der Liquiditätsplanung und Überwachung der finanziellen Entwicklung des Vereins
- Erstellung und Vorbereitung der Jahresabschlüsse
- Zusammenstellung und Prüfung sämtlicher erforderlicher Abschlussunterlagen
- Verwaltung des Vereinsvermögens einschließlich Anlagenbuchhaltung
- Erstellung von Jahresrechnungen, Auswertungen und finanziellen Übersichten für Einrichtungen und Projekte
- Vorbereitung und Begleitung steuerlicher und wirtschaftlicher Prüfungen
- Aufbereitung der finanziellen Ergebnisse und regelmäßige Berichterstattung an den Vorstand und Aufsichtsrat
Fördermittel- und Projektmanagement
- Kaufmännische Begleitung und Verwaltung unserer Einrichtungen und Projekte
- Bearbeitung und Kontrolle von Fördermittelabrechnungen
- Überwachung von Fördermittelabrufen, Zahlungseingängen und zweckgebundener Mittelverwendung
- Vorbereitung und Erstellung von Verwendungsnachweisen
- Korrespondenz mit Zuwendungsgebern und Fördermittelstellen
- Überwachung von Abrechnungsfristen und Förderbedingungen
- Mitwirkung bei der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Mittelverwendung
Zusammenarbeit und Berichtswesen
- enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Berichten für den Verein und Mitgliederversammlung
- regelmäßige Berichterstattung über die wirtschaftliche und administrative Entwicklung des Vereins
- Umsetzung und Begleitung der durch Vorstand und Aufsichtsrat gefassten Beschlüsse im eigenen Zuständigkeitsbereich
- Zusammenarbeit mit den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen auf Augenhöhe
- Unterstützung der Leitungskräfte in kaufmännischen und administrativen Fragestellungen
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer Verwaltung, im Rechnungswesen oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit
- fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, insbesondere im Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenbereich
- Kenntnisse in der Vorbereitung und Erstellung von Jahresabschlüssen
- gute Kenntnisse im Vereinsrecht, Steuerrecht und idealerweise im Gemeinnützigkeitsrecht
- wünschenswert sind Erfahrungen im Fördermittelmanagement und Zuwendungsrecht
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word und Excel
- ein gutes Zahlenverständnis sowie analytisches und lösungsorientiertes Denkvermögen
- eine schnelle Auffassungsgabe und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Organisationstalent, Flexibilität und eine ausgeprägte Serviceorientierung
- Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Arbeitsabläufe fachlich zu koordinieren
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
- ein hohes Maß an persönlicher Integrität, Loyalität und absoluter Vertrauenswürdigkeit
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Finanz-, Personal- und Vereinsangelegenheiten
- die Fähigkeit zu einer vertrauensvollen, konstruktiven und verbindlichen Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat
- Führerschein Klasse B
- Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Zielen unseres Vereins
Das bieten wir Ihnen
- eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit
- eine zentrale Position mit engem Austausch zum Vorstand und Aufsichtsrat
- eigenständiges Arbeiten im Rahmen der vereinbarten Zuständigkeiten
- gute Arbeitsbedingungen
- leistungsgerechte Vergütung
- kostenlose Weiterbildungsmöglichkeiten
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Sie und Ihre Bewerbungsunterlagen.
Diese richten Sie bitte schriftlich an:
Haus der Familie Guben e.V.
z. Hd. Vorstand
Goethestraße 93
03172 Guben
oder gerne auch via E-Mail im PDF-Format an: