About this role
Ein Übertragungsnetzbetreiber der Energiewirtschaft mit Sitz in Berlin sucht im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung eine Projektassistenz (m/w/d) für das Projektteam SOL Baumanagement (SuedOstLink) im Geschäftsbereich DC-Links.
Die Projektassistenz übernimmt vorrangig organisatorische und administrative Aufgaben für das Projektteam und entlastet die Programmassistenz SOL sowie das weitere Assistenzteam im Bereich DC-Links bei Belastungsspitzen und in Urlaubszeiten.
Aufgaben
- Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
- Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
- Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
- Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
- Veranstaltungsmanagement
- Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
- Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
- Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
- Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
- Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
- Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
- Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
- Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
- Pflege der Ablage/Dokumentation
- Vorbereitung von Foliensätzen
- Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
- Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
- Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
- Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
- Sehr gute Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung MS Office
Zusätzliche Informationen
- Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ)
- Dauer: 01.01.2027 bis 30.06.2028
- Verlängerungsoption: Ja, Verlängerung auf max. 48 Monate möglich
- Stadt: Berlin
- Arbeitsmodell: 50 % remote und 50 % vor Ort in Berlin
- Auslastung: 37 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag)
- Dienstreisen: Bereitschaft zu einzelnen Dienstreisen in die Baubüros (max. 2–3 pro Jahr)
- Sprache: Deutsch (C1) und Englisch (B2)
Nächste Schritte
Falls im Bewerbungsprozess eine Option zum Mitsenden einer E-Mail oder einer vergleichbaren Benachrichtigung angeboten wird, aktivieren Sie diese bitte, damit wir weiterhin mit Ihnen in Kontakt bleiben können.
Nach Absenden der Bewerbung erhalten Sie automatisch einen Bewerbungslink für den weiteren Prozess.
Bitte bewerben Sie sich nur, wenn Sie fachlich für die Position geeignet sind und Ihre Preisvorstellung zum Projekt passt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Ihr Team bei joyIT.