About this role
ÜBER UNS
Für unseren Kunden besetzen wir ab sofort folgende
Position: ASSISTENZ (M/W/D) IHR AUFGABENPROFIL Eigenständige
Unterstützung des Führungsteams im operativen Tagesgeschäft, vorausschauende Identifikation von Handlungsbedarf sowie Priorisierung von Terminen und Anliegen in enger Abstimmung Steuerung des Termin- und Reisemanagements, Koordination komplexer Abstimmungsprozesse sowie
Sicherstellung einer vorausschauenden Planung und ordnungsgemäßen
Reiseabrechnung Organisatorische und inhaltliche Vor- und
Nachbereitung von Führungsrunden, Workshops und
Bereichsveranstaltungen einschließlich Ergebnisdokumentation sowie
Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen Erstellung und
Überarbeitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und
Korrespondenz sowie adressatengerechte und prägnante Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen Zentrale Koordination interner und externer Anfragen sowie Sicherstellung eines strukturierten
Informationsflusses zwischen Director, Führungsteam und relevanten
Schnittstellen Unterstützung administrativer Prozesse, insbesondere im Bestellwesen, in der Rechnungsbearbeitung und in der Pflege relevanter Übersichten, einschließlich Koordination der erforderlichen Freigaben Eigenständige Übernahme organisatorischer
Sonderaufgaben und bereichsinterner Kleinprojekte sowie kontinuierliche Optimierung der digitalen Ablagestrukturen und
Assistenzprozesse
IHR QUALIFIKATIONSPROFIL
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Director- oder vergleichbarer Führungsebene Idealerweise Erfahrung im Facility
Management, Corporate Real Estate oder in einem technischen
Unternehmensumfeld Ausgeprägte Organisations- und
Priorisierungskompetenz, vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe
Verbindlichkeit und Umsetzungssicherheit Hohes Maß an Diskretion,
Integrität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
Kompetenz in der strukturierten, prägnanten und managementgerechten
Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen Sicherer
Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint, Word und Excel, sowie versierte Anwendung digitaler Werkzeuge und freigegebener KI-Anwendungen Fließende Deutschkenntnisse und gute
Englischkenntnisse
WIR BIETEN
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