About this role
Documentalist -Duurzame Infra favorite_border Documentalist Locatie: Utrecht Werkwijze: Hybride werken, in overleg. Over de functie Je beheert het digitale projectarchief in het documentmanagementsysteem (DMS). Je zorgt ervoor dat documenten en informatie correct worden geregistreerd, van metadata worden voorzien, geordend en geclassificeerd. Ook help je projectmedewerkers om hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming goed uit te voeren.
Wat ga je doen?
- Het projectarchief inrichten en beheren volgens de gemaakte afspraken en geldende kwaliteitseisen.
- Het ordeningsplan actueel houden en dossiers waarderen, selecteren en classificeren.
- Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden en toegangsrechten in het DMS verlenen en intrekken.
- Standaardweergaven en zoekvragen in het DMS maken op basis van de behoeften van medewerkers.
- Nieuwe projectmedewerkers instrueren en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken voor documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
- Nieuwe (sub)dossiers toevoegen, ordenen en muteren binnen de ordeningsstructuur.
- Documenten en dossiers actueel houden en zo nodig verplaatsen.
- Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en informatie tijdig bij de juiste persoon beschikbaar stellen.
- Storingen melden bij Lokaal Functioneel Beheer en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en melden.
- Werkinstructies, handleidingen en andere hulpmiddelen voor documentbeheer opstellen en actueel houden.
- De benodigde middelen voor documentbeheer en archivering verzorgen.
Resultaten - Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata. - Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur. Wat breng je mee? - Minimaal hbo-denk...