About this role
Bestuurs- en Directiesecretaresse Detachering Bedrijfsvoering 0-3 jaar Mbo Utrecht 32 - 40 uur €3246 - €4556 Zorg dat het college kan vertrouwen op een strakke planning en perfecte voorbereiding. Pak deze opdracht als Bestuurs- en Directiesecretaresse.
- Dit ga je doen Als Bestuurs- en Directiesecretaresse ben jij de stabiele basis achter twee portefeuillehouders van de gemeente Veenendaal.
- Jij brengt rust en overzicht in volle agenda's, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat bestuurders altijd beschikken over de juiste stukken.
- Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af.
- Ook plan je vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig in en ondersteun je bij representatieve momenten, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.
- Je schakelt soepel met collega's, bestuurders en externe partijen en voelt feilloos aan wanneer iets extra aandacht of discretie vraagt.
- Je zorgt dat alles rondom het bestuurssecretariaat strak is georganiseerd.
Denk aan
- Beheren en prioriteren van agenda's van twee portefeuillehouders, inclusief het bewaken van planning, voorbereiding en follow-up
- Voorbereiden, verzamelen en klaarzetten van stukken, zodat besluitvorming en overleggen goed kunnen verlopen
- Beheren van de mailbox van het bestuurssecretariaat en afhandelen van vragen en verzoeken op een zorgvuldige en klantgerichte manier
- Plannen en coördineren van vergaderingen en activiteiten van het college van B&W, inclusief het bewaken van volledigheid en tijdigheid
- Organisatorische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals officiële bijeenkomsten en lintjesuitreikingen
- Snel schakelen bij wijzigingen, ad-hoc verzoeken en veranderende prioriteiten, met behoud van overzicht
Je komt terecht in Team Communicatie & Secretariaat, met daarbinnen een hecht subteam: het bestuurs- en directiesecretariaat.
De cultuur is ope...