About this role
In het kort: Je gaat het programmateam ondersteunen met complex agendabeheer, relatiebeheer en voorbereiding en verslaglegging van overleggen, bewaakt actiepunten en zorgt voor structuur, continuïteit en soepele communicatie binnen de organisatie. Algemene informatieHet programma Aanmelden, Inschrijven en Intekenen (AII) heeft op korte termijn dringend behoefte aan ondersteuning. AII maakt deel uit van het programma Npuls en richt zich op het verbeteren en vernieuwen van processen rondom aanmelden, inschrijven en intekenen binnen het onderwijs.De managementassistent ondersteunt het team bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, communicatie en administratieve processen soepel en zorgvuldig verlopen.
De sfeer binnen het team is zeer goed. In de samenwerking is er een belangrijke rol weggelegd voor de PMO-medewerker, met wie de managementassistent nauw optrekt. De PMO-medewerker is relatief nieuw in het team, werkt rustig en houdt goed het overzicht.VerantwoordelijkhedenNaast de algemene secretariële, organisatorische en administratieve ondersteunende werkzaamheden zijn er drie belangrijke kerntaken:1. Complex agendabeheer en afsprakenplanningHet organiseren en plannen van complexe afspraken met meerdere deelnemers vanuit verschillende organisaties en met uiteenlopende achtergronden.
Dit vraagt om een goede afstemming, flexibiliteit, overzicht en een proactieve aanpak.1. Beheer van het uitgebreide relatienetwerkHet zorgvuldig beheren en actueel houden van het netwerk van contactpersonen binnen de betrokken instellingen en organisaties. Omdat contactpersonen regelmatig wisselen, is het belangrijk dat wijzigingen tijdig en nauwkeurig in het systeem worden verwerkt. De managementassistent werkt hierin nauw samen met de PMO-medewerker.1. Voorbereiding en verslaglegging van het wekelijkse overlegHet voorbereiden van het wekelijkse overleg, waaronder het samenstellen en verspreiden van de agenda en het verzorgen van de notulen. Ook het bewa.