About this role
Over het werkAls Directiesecretaresse ben je een belangrijke schakel binnen Samenwerkende Kinderopvang. Je ondersteunt vier directieleden en zorgt ervoor dat hun agenda's, afspraken en vergaderingen goed georganiseerd zijn. Je bereidt vergaderingen van onder andere het DirectieTeam (DT) en de Raad van Commissarissen (RvC) voor, stelt agenda's en vergaderstukken samen en verzorgt waar nodig de notulen. Ook bewaak je actiepunten en deadlines, zodat afspraken worden nagekomen en de directie goed voorbereid aan tafel zit.
Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en signaleert op tijd wat aandacht nodig heeft. Samen met de afdeling Officemanagement zorg je voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden rondom de directie. Je bent een aanspreekpunt voor collega's en externe relaties, handelt correspondentie zelfstandig af en verzamelt informatie ter ondersteuning van besluitvorming en projecten. Daarnaast beheer je vertrouwelijke documenten en bestuurlijke dossiers, verzorg je de administratieve afhandeling van budgetten en declaraties en organiseer je bijeenkomsten, zakenreizen en attenties bij bijzondere gelegenheden.
Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, vooruit te denken en verbeteringen aan te dragen. Zo zorg je niet alleen dat alles goed geregeld is, maar draag je ook bij aan een effectieve samenwerking en professionele ondersteuning van de directie.
- Jouw werkzaamheden op een rij:- Je beheert de agenda's van vier directieleden en organiseert afspraken en vergaderingen, inclusief de voorbereiding van vergaderstukken en het bewaken van actiepunten.- Je verzorgt correspondentie, stelt presentaties en rapportages op en verzamelt informatie voor besluitvorming en projecten.- Je beheert vertrouwelijke documenten en bestuurlijke dossiers en zorgt voor een correcte archivering van besluiten en notulen.- Je verzorgt de administratieve afhandeling van directiebudgetten, declaraties en uitgaven en beheert bestuurlijke lidmaatschappen.- Je organiseert bij