About this role
In het kort: Je gaat de directeur Gebiedsontwikkeling secretarieel ondersteunen, agenda en acties bewaken, overleggen voorbereiden en vastleggen, projectinformatie beheren en proactief meedenken over verbeteringen in werkprocessen binnen gebiedsontwikkelingsprojecten. Projectsecretaris (m/v)36 uur per weekAls Projectsecretaris ondersteun jij de directeur Gebiedsontwikkeling van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de directeur Gebiedsontwikkeling goed gefaciliteerd wordt om optimaal in te spelen op de behoeften die bij het bestuur en de organisatie leven. Daarnaast lever je als Projectsecretaris een inhoudelijke bijdrage aan de uitvoering van projecten en advisering over de voortgang van de projecten. Ben jij een flexibel en servicegericht? Heb jij ruime ervaring als projectsecretaris en zit ontzorgen jou in het bloed? Reageer dan nu!
Wat ga je doen?
- De ondersteuning van de directeur Gebiedsontwikkeling is bij jou in goede handen.
- Je werkt in een dynamische omgeving nauw samen met de directeur Gebiedsontwikkeling en de andere teamleden van het project.
- Je ontzorgt de projectdirecteur in de dagelijkse gang van zaken maar kijkt ook vooruit en voorkomt hierbij conflicten in de agenda.
- Zo wordt de optimale support gegarandeerd.
- Jij verrast anderen positief met jouw proactieve ideeën en acties.
- Je bent een belangrijke schakel binnen de gebiedsontwikkeling.
- Je bewaakt afspraken, acties en deadlines, zorgt voor een goede voorbereiding en verslaglegging van overleggen en houdt relevante projectinformatie en documentatie gestructureerd en actueel.
- Je signaleert wanneer acties of besluiten aandacht vragen en zorgt dat deze bij de juiste personen terechtkomen.De werkzaamheden bestaan uit:- Agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken- Doornemen van de agenda met de directeur gebiedsontwikkeling- Klaarzetten van de juiste documenten voor de directeur Gebiedsontwikkeling- Prioriteren en ordenen van e-mails en acties- B.