About this role
Documentalist Van Brienenoordbrug VBB Vakgebied ICT Informatievoorziening Functie: Beheerder digitaal projectarchief Over de functie Je beheert en bewaakt het documentbeheer en de archiefvorming binnen een project. Je zorgt voor een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal projectarchief in SharePoint Online (SPO). Daarbij ondersteun en begeleid je projectmedewerkers, bewaak je de kwaliteit van de informatiehuishouding en verbeter je de werkwijze waar nodig.
Wat ga je doen?
- Documenten registreren, metadateren, ordenen en classificeren, en medewerkers hierbij ondersteunen.
- Autorisaties voor het documentmanagementsysteem (DMS) verlenen en intrekken.
- Nieuwe medewerkers instrueren en projectmedewerkers coachen bij hun verantwoordelijkheden voor documentbeheer en archivering.
- Functionele gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SPO beantwoorden.
- Dossiers en de ordeningsstructuur beheren, aanpassen en actualiseren.
- Beheerafspraken, werkinstructies, autorisatiematrices, overdrachtsplannen en overzichten van belangrijke projectdocumenten opstellen en bijhouden.
- Medewerkers adviseren over de inrichting van het projectarchief en de omgang met verschillende documenttypen.
- De kwaliteit en overdraagbaarheid van het archief structureel bewaken en verbeteren met de PDCA-cyclus.
- Het projectarchief functioneel en visueel inrichten en optimaliseren in SPO, binnen de geldende kaders en afspraken.
- Ondersteunen bij Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
- De beschikbare opslagcapaciteit monitoren en tijdig maatregelen initiëren.
- Functionele meldingen en verstoringen in SPO analyseren, waar mogelijk oplossen en hierover communiceren.
- Verbetervoorstellen voor het gebruik en de inrichting van SPO beoordelen en doorvoeren.
- Informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen mede inrichten en beheren.
- Het pro...