About this role
Voor onze opdrachtgever in Maastricht zijn wij op zoek naar een nauwkeurige en proactieve Administratief Medewerker Orderverwerking & Facturatie. Het betreft een tijdelijke opdracht van circa 6 tot 9 maanden waarbij je een belangrijke ondersteunende rol vervult binnen de administratieve processen van de organisatie. In deze functie zorg je ervoor dat inkooporders correct worden verwerkt, facturen tijdig worden verzonden en de administratieve werkzaamheden soepel verlopen. Je werkt nauw samen met collega's van verschillende afdelingen en draagt bij aan een efficiënte en professionele bedrijfsvoering
Wat ga je doen?
In deze functie ben je verantwoordelijk voor het nauwkeurig en efficiënt verwerken van orders binnen een dynamische omgeving in Maastricht. Je zorgt ervoor dat alle binnenkomende bestellingen correct worden ingevoerd en verwerkt in het systeem, waarbij je oog hebt voor detail en nauwkeurigheid. Daarnaast houd je contact met verschillende afdelingen om de voortgang van orders te monitoren en eventuele afwijkingen tijdig te signaleren. Je verwerkt orderbevestigingen, controleert voorraadgegevens en koppelt deze aan de juiste klantgegevens.
Het administratief bijhouden van orderstatussen behoort ook tot jouw takenpakket, zodat klanten en collega’s altijd op de hoogte zijn van de actuele stand van zaken. Hierbij werk je met geavanceerde softwarepakketten die gericht zijn op orderverwerking en voorraadbeheer. Daarnaast zorg je voor een correcte afhandeling van facturatiegegevens gekoppeld aan de orders. Je stelt verzenddocumenten op, controleert leveringsvoorwaarden en draagt zorg voor een soepele overdracht naar logistieke teams.
Communicatie met leveranciers of transporteurs kan ook onderdeel uitmaken van jouw werkzaamheden om leveringen tijdig te coördineren. Je werkt nauw samen met collega’s van verkoop, logistiek en klantenservice om een optimale doorstroming binnen het orderproces te garanderen. Door jouw gestructureerde aanpak draag je bij aan hetminimaliseren van fouten in de orderadministratie en verbeter je de klanttevredenheid. Dagelijkse werkzaamheden omvatten onder meer: Invoeren en controleren van klantorders in het ERP-systeem Bewaken van levertijden en voorraadbeschikbaarheid Opstellen van verzend- en factuurdocumenten Afstemmen met interne afdelingen over orderstatussen Signaleren en rapporteren van afwijkingen of vertragingen Onderhouden van digitale administratie rondom orders De functie vraagt om een proactieve houding waarbij je zelfstandig kunt werken, maar ook goed functioneert binnen een team.
Door jouw gestructureerde werkwijze zorg je ervoor dat alle administratieve processen rondom orderverwerking soepel verlopen zonder onnodige vertragingen. Kortom, als administratief medewerker orderverwerking ben jij de spil die ervoor zorgt dat bestellingen vlekkeloos worden verwerkt vanaf ontvangst tot levering, waardoor zowel interne processen als klantverwachtingen worden overtroffen.
Wat kun jij?
Je beschikt over een nauwkeurige en gestructureerde werkhouding, waardoor je foutloos orders kunt verwerken en administratieve taken efficiënt afhandelt. Het is belangrijk dat je ervaring hebt met orderverwerking en bekend bent met relevante softwareprogramma’s, zoals ERP-systemen of Microsoft Office, vooral Excel. Daarnaast ben je communicatief vaardig, zodat je soepel kunt schakelen met collega’s en klanten wanneer dat nodig is. Je bent stressbestendig en behoudt het overzicht, ook in drukke periodes waarin veel orders binnenkomen.
Verder werk je graag samen in een team, maar kunt ook zelfstandig aan de slag wanneer de situatie daarom vraagt. Proactief handelen en initiatief nemen horen bij jouw aanpak om processen te optimaliseren. Daarnaast verwachten we dat je probleemoplossend vermogen hebt en flexibel bent in het omgaan met wisselende werkzaamheden binnen de orderverwerking. Je hebt oog voor detail en zorgt ervoor dat alle gegevens correct worden ingevoerd en gecontroleerd. Je herkent jezelf