About this role
Ben jij de organisatorische duizendpoot die energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Zorg jij dat projecten op rolletjes lopen en dat de veiligheidsdocumentatie altijd feilloos op orde is? In deze veelzijdige functie ben je het centrale aanspreekpunt voor ons team en zorg jij samen met je collega's voor een veilige en optimaal georganiseerde werkomgeving. Team Vastgoedmanagement zoekt een administrateur die de administratie rond gebouwveiligheid, tekeningen en vergunningen in goede banen leidt.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen, zorgt dat aanvragen en wijzigingen goed worden verwerkt en houdt overzichten actueel. Daarnaast ondersteun jij de teamleider en de teamleden van Vastgoedmanagement (VM) en de afdelingen Onderhoudsmanagement (OM), Technisch management (TM) en Projectmanagement (PM) bij uiteenlopende administratieve en organisatorische vraagstukken. Je schakelt moeiteloos tussen projectondersteuning, administratie en teamcoördinatie:
- Projectondersteuning & Veiligheid: Je stemt veiligheidsvoorzieningen af met projectleiders, stuurt wijzigingen door naar onze externe uitvoerder (Peoplepower) en bewaakt de verwerking hiervan. Daarnaast controleer je of de fysieke veiligheidsmiddelen perfect matchen met de ontruimingstekeningen en plan je veiligheidsinstructies, pictogrammen en blusmiddelen in;
- Tekeningen- & Documentatiebeheer: Je zorgt dat aangepaste veiligheidstekeningen geprint en verspreid worden naar de BHV en gebouwbeheer. Ook pak je de administratieve opvolging en Planon-aanvragen voor deze tekeningen op in opdracht van de vergunningscoördinator;
- Vergunningen & Gemeente administratie: Je beheert de registratie, verlengingen en factuurcontrole van zendvergunningen. Daarnaast ondersteun en administreer je alles rondom de sleutelmobiel, eHerkenning en de diensten van de gemeente Amsterdam (zoals het DSO);
- Centraal Aanspreekpunt: De mailbox is jouw domein; jij beantwoordt ad-hoc vragen zelfstandig of ...