About this role
Als Personal Assistant ben je het visitekaartje van de directeur-bestuurder van Kunstlinie, de schouwburg en kunsthal van Almere. Wethouders, burgemeesters, secretariaten, partners en collega's weten jou te vinden en jij zorgt dat alles soepel loopt. Je werkt vanuit het theater, waar je dagelijks mensen over de vloer krijgt.Je bent de rechterhand van de directeur-bestuurder.
Je beheert de werkagenda, afspraken en correspondentie, bereidt de vergaderingen van het managementteam voor, notuleert en bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten. Je checkt of de stukken compleet zijn, of het de laatste versie is en of alles op tijd op de juiste plek staat. Daarnaast ondersteun je de raad van toezicht. Je bereidt de vergaderingen voor (gemiddeld één keer per maand, inclusief voorbesprekingen en de auditcommissie), stelt de agenda's op, notuleert, ondersteunt de commissies van de raad en draagt bij aan het jaarverslag. Je helpt coördineren dat besluiten op het juiste niveau worden genomen.
Ervaring met een raad van toezicht of raad van bestuur is daarbij een pre, maar geen must. Een ervaren collega werkt je in en zorgt dat je de statuten, de jaarkalender en de werkwijze snel in de vingers hebt. Je rapporteert aan de directeur-bestuurder en hebt regelmatig contact met de voorzitter van de raad van toezicht. Notuleren doe je hier slim. Je mag vergaderingen opnemen en met AI uitwerken, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: begrijpen wat er gezegd wordt, wie welk actiepunt heeft en hoe je gevoelige onderwerpen zorgvuldig verwoordt.Je pakt ook een stuk office management op, denkt mee in de activiteitencommissie en helpt bijvoorbeeld het kerstdiner tot een succes te maken.
Hbo werk- en denkniveauErvaring als Personal Assistant, directiesecretaresse of managementassistent op directie- of bestuursniveauErvaring met het ondersteunen van een raad van toezicht of raad van bestuur is een preBestuurlijke sensitiviteit: je voelt verhoudingen goed aan en