About this role
Ben jij een ervaren managementassistent die energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving? Iemand die moeiteloos schakelt tussen bestuur, organisatie en externe relaties en daarbij altijd het overzicht bewaart? Dan is dit een unieke kans om te werken voor de commissaris van de Koning in Zeeland, de heer Hugo de _onge. Jouw rol De commissaris van de Koning is de hoogste vertegenwoordiger van de provincie Zeeland en vervult een centrale rol in het provinciaal en rijksbestuur. Als managementassistent ben jij samen met een collega zijn onmisbare rechterhand.
Je bent het eerste aanspreekpunt, de verbindende schakel en de stabiele factor in een veeleisende en dynamische agenda. Je regisseert het complexe agendabeheer, filtert en prioriteert verzoeken en zorgt dat afspraken inhoudelijk en logistiek perfect zijn voorbereid. Je weet wanneer je moet doorpakken, wanneer je moet afstemmen en wanneer discretie essentieel is. Daarmee ontzorg je de commissaris volledig, zodat hij zijn rol optimaal kan vervullen.
Wat ga je doen?
In deze veelzijdige functie: Werk je nauw samen in een duo met een ervaren collega-managementassistent, die eveneens vier dagen per week werkt, en beheer en regisseer je proactief de agenda van de commissaris; Behandel je e-mail-, app- en telefoonverkeer, bewaak je actiepunten en zorg je voor het vastleggen en zorgvuldig opvolgen van afspraken en besluiten; Bereid je vergaderingen, werkbezoeken en representatieve momenten zorgvuldig voor en organiseer je bijeenkomsten, ontvangsten en (digitale) overleggen; Stem je intensief af met collega’s, bestuurders, ministeries, gemeenten en andere externe relaties en fungeer je als buffer, visitekaartje en vertrouwenspersoon; Stel je wekelijks de chauffeursagenda op en zorg je voor een goede afstemming met de agenda van de commissaris.
Geen dag is hetzelfde. Politieke actualiteit kan de planning plotseling veranderen en juist daar voel jij je in thuis. Je bent bekend met drukte en mutaties via appgroepen email. Je maakt deel uit van de afdeling Bestuursondersteuning, team Ondersteuning Bestuur en Directie. Samen met managementassistenten van de gedeputeerden en directie, bestuursadviseurs, woordvoerders en collega’s van het Kabinet werk je in een professionele en collegiale omgeving waar kwaliteit, betrouwbaarheid en samenwerking centraal staan. Je standplaats is de Abdij in Middelburg, waar je je werkzaamheden op locatie uitvoert. We vinden het belangrijk dat je fysiek aanwezig bent.
Wie ben jij?
Je bent dienstverlenend én stevig, denkt vooruit, bent assertief en houdt overzicht onder druk. Je bent initiatiefrijk en oplossingsgericht, integer, zorgvuldig en representatief. Daarnaast beschik je over: een afgeronde relevante mbo+/hbo-opleiding. minimaal vijf jaar ervaring als managementassistent of bestuursondersteuner, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving. uitstekend gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen; een flexibele instelling en geen 9-tot-5-mentaliteit; Je werkt digitaal vaardig en gestructureerd. Uitstekende kennis van Microsoft 365 is voor deze functie essentieel, ervaring met Ibabs is een pré; uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede mondelinge vaardigheden in het Engels. je werkt in een dynamische omgeving waarin ontwikkelingen zich niet beperken tot reguliere kantoortijden.
Dat vraagt om een natuurlijke nieuwsgierigheid en betrokkenheid bij wat er speelt. Het komt soms voor dat er adhoc werkzaamheden in de avond-of weekenduren dienen te worden verricht, omdat de werktijden van de CvdK uiteenlopend zijn, dus bereidheid en mogelijkheid tot onregelmatige inzet is een vereiste.
Wat bieden we jou
Een leerzame samenwerking met inspirerende collega’s die jou de ruimte en tijd geven om te groeien in je rol. Bovendien krijg je een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, dat je volledig in kunt zetten om jezelf persoonlijk en/of professioneel te ontwikkelen. Daarnaast mag je rekenen o