About this role
Principales missions
- L'ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d'établissement et de l'observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.- Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.- Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.- Assurer et coordonner la transmission des informations.- Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.- Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.- Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.- Assurer l'émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.Activités liées à l'organisation et la gestion de l'établissement :- Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc. en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.- Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.- Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.- Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.
- Activités liées à la Direction :- Frapper le courrier et mettre en forme les documents.- Organiser les dossiers informatiques.- Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.- Créer des « trames » de documents internesActivités liées à l'organisation administrative :- Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).- Préparer les dossiers d'accueils en cas d'embauche, transmettre les éléments nécessaires à l'établissement du contrat de travail et de la DPAE.- Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.- Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.- Transmission des arrêts maladie, justificatifs d'absence, bordereaux complémentaires.- Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).- Afficher les documents liés à l'organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d'informations, offres d'emploi.) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).- Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l'absence de la direction.- Saisir et mettre en page documents et rapports.- Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.- Veiller à l'approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez-vous.).- Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, .Activités liées à la gestion statistiques :- Suivre les statistiques de l'activité globale.- Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d'activité en fin d'année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l'ANAP, de la transformation de l'offre.
- Activités liées à la gestion comptable :- Gérer la tenue de la caisse.
Responsables hiérarchiques : Directeur d'établissement et Directeur adjointAvantages Associatifs :
- Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
- Congés familiaux
- Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
- Prévoyance
- Avantages CSE
- Pass Navigo : participation employeur à 50%Diplôme : Bac + 2 minimumSavoir, connaissances :
- Connaissance de l'environnement médico-social
- Connaissance du handicap mental
- Connaissance du cadre législatif et capacité à le faire respecterSavoir être, compétences relationnelles :
- Avoir avec les usagers une relation adaptée et respecter l'intimité des personnes et la confidentialité des échanges.
- S'abstenir d'exprimer un jugement moral ou personnel.
- Observer le secret professionnel.
- Faire preuve de professionnalisme et de disponibilité.
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence et en rendre compte.
- S'informer régulièrement.
- S'intégrer dans une équipe pluridisciplinaire.
- Être proactive.
Savoir-faire, compétences techniques et opérationnelles :
- Organiser le poste de travail en fonction des consignes.
- Anticiper et planifier la charge de travail.
- Connaître et maîtriser les techniques bureautiques.