About this role
- Missions principalesAssistance des associés- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des associés (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.- Accueillir physiquement les rendez-vous.- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques .).- Réceptionner, trier et envoyer le courrier et colis.- Gestion des notes de frais et des dépenses par carte bancaire étude.- Réponse aux demandes de copie des actes de Paris avant la fusion- Scanner les anciens dossiers clients pour supprimer les dossiers papiers- Gestion des retours des SPF- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gestion du site- Ouverture et fermeture de l'étude (ouverture/fermeture des volets).- Installation des clients dans les salles de signatures lors des RDV.- Checking des salles de RDV du RDC et 3ème étage avant et après les RDV : préparation et remise en ordre, gestion de la vaisselle, .- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).- Réaliser, en binôme avec l'étude d'Issy Les Moulineaux, des commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.- Gestion du stock de fourniture.- Commande des repas lors des RDV ou les réunions.- Gestion de la décoration florale de l'étude.
- Pour notre office notarial implanté à Paris 7, nous recherchons un Assistant de Direction (H/F) Missions :- Vérification de l'entretien des locaux avec la société de ménage.- Gestion du fonctionnement des imprimantes : remplissage des bacs de papier, résolution des problèmes de dysfonctionnement avec le fournisseur en cas de panne, .Missions ponctuelles- Remplacement de l'accueil d'ISSY LES MOULINEAUX lors de ses absences (sur site d'Issy Les Moulineaux).- Prise des appels téléphoniques en débordement du standard.COMPETENCES REQUISES- Bonne présentation- Avoir les sens des priorités- Capacité d'adaptation et réactivité- Maitrise des logiciels bureautiques- Aisance relationnelle- Compétences linguistiques : bonne maîtrise du français, anglais professionnel