About this role
L'association AP Santé 93 Est anime une Communauté Professionnelle Territoriale de Santé (CPTS) couvrant les communes de Coubron, Les Pavillons-sous-Bois, Livry-Gargan et Vaujours.
- Sous la responsabilité de la direction, vous assurez l'accueil des interlocuteurs ainsi que la gestion administrative et logistique de la structure, en lien avec l'équipe de coordination.
- Sous la responsabilité de la direction, vous aurez comme missions/activités : Accueil et communication :- Assurer l'accueil physique et téléphonique pendant les temps d'ouverture au public.- Participation à l'orientation des usagers en lien avec la coordination de la CPTS.- Gérer les courriels et le courrier entrant et sortant.
- Gestion administrative et organisation :- Planifier les rendez-vous, gérer les agendas et le planning de la structure, organiser les déplacements.- Gérer les convocations, les rappels et les inscriptions.- Assurer le suivi des contrats, des conventions et des adhésions.- Mettre à jour l'annuaire des professionnels et les listes de diffusion.- Classer et archiver les documents administratifs et comptables.
- Organisation des réunions et événements :- Préparer les documents nécessaires aux réunions et événements : feuilles d'émargement, badges et supports.- Organiser la logistique des événements : réservation des salles, demandes de devis auprès des traiteurs et accueil des participants.- Assurer le suivi après les réunions et événements : envoi des présentations, comptes rendus, questionnaires de satisfaction et courriels de remerciement.
- Gestion logistique et suivi des prestataires :- Préparer et suivre les commandes, réceptionner les livraisons et gérer les stocks, notamment de matériel médical.- Assurer les relations avec les fournisseurs et les prestataires d'entretien et de maintenance.
- Suivi et respect des procédures :- Veiller au respect des bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles (RGPD) et de la mise en conformité du défibrillateur..- Utiliser les outils de communication et de messagerie sécurisés adaptés aux échanges de la structure.- Effectuer un reporting régulier auprès de la direction.- Gestion et suivi des adhésions.
Profil recherché
- Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou domaine équivalent et justifiez idéalement de 2 ans d'expérience sur un poste similaire.
- Vous êtes à l'aise dans la gestion administrative polyvalente et appréciez le contact avec différents interlocuteurs.
- Compétences attendues :- Maîtrise du Pack Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.- Bonne maîtrise de la rédaction et de la mise en forme de documents administratifs.- Capacité à gérer les agendas, planifier les rendez-vous et organiser les réunions.- Maîtrise du classement, de l'archivage et de la mise à jour des dossiers et bases de données.- Capacité à assurer le suivi des commandes, des stocks et des relations avec les prestataires.- Connaissance des règles de confidentialité et des principes du RGPD.- La connaissance de l'environnement des professionnels de santé serait appréciée.