About this role
Nous recherchons notre futur Adjoint de Direction H/F pour l' EHPAD JEAN SARRAN DOURDAN.L'Adjoint de Direction est chargé de la conduite opérationnelle de l'établissementdans le domaine administratif, il assiste le directeur délégué dans la gestioncourante de l'EHPAD.- Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS),- Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de compte-rendus, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction,- Reporting à la direction,- Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin),- Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents,- Assurer et contrôler les opérations de facturation du site (suivi des tableaux de bord, suivi de la transmission des chèques de caution),- Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé ou IDEC,- Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lien avec le cadre de santé/IDEC,- Organiser les commissions d'admission,- Etre garant de la politique d'admission et veiller à l'application des règles sanitaires en vigueur pour les visiteurs,- Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités,- Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison,- Etablir les bons de commande,- Mandater les factures,- Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs,- Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés,- Etre l'interlocuteur privilégié avec la gouvernante le cas échéant dans les relations avec les prestataires extérieurs : restauration, bio nettoyage, Blanchisserie- S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes - Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence de la direction de site, en rédiger les comptes rendus,- Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS),- Assurer le secrétariat du CVS,- Préparer les invitations de la commission des menus,- Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités,- Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs - Encadrer le personnel placé sous sa responsabilité : fixer leurs tâches et missions, élaboreret gérer leur planning, leurs congés, effectuer leur entretien professionnel annuel- Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion et suivi de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier /suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel contractuel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences / suivi du tableau des effectifs du site,- Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions,- Gérer les tickets repas visiteurs et stagiaires et personnel extérieur,- Contrôler la régie de site avant sa transmission au service Economat finances,- Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances,- Suivi des mises à jour des informations du site internet de l'établissement en lien avec le responsable de la communication du SEGAH