About this role
Rejoignez un cabinet bienveillant et dynamique spécialisé en droit social de 25 personnes.
- Vous travaillez en collaboration avec 2 assistant(e) seniors pour assister l'ensemble des avocats et aurez pour mission: Assistanat de Direction:- Gestion administrative globale : traitement du courrier (physique et électronique) et accueil téléphonique/physique des clients,- Saisie, mise en forme et relecture de actes, consultations, conclusions, courriers et supports de formation,- Préparation et constitution des dossiers de plaidoirie et de tirés à part,- Suivi rigoureux des calendriers de procédure et gestion des agendas,- Classement, numérisation et archivage structuré des dossiers physiques et numériques,- Saisie et suivi des temps passés par les intervenants,- Organisation logistique des déplacements et prise de rendez-vous,- Suivi et mise à jour régulière des indicateurs Qualité (Système de Management de la Qualité),- Réalisation de toutes tâches annexes nécessaires à la bonne marche du Cabinet, conformément aux procédures internes.
Facturation: - Édition et vérification des fiches de pré-facturation après saisie des temps,- Établissement des notes d'honoraires après validation par l'associé référent,- Transmission des factures aux associés pour contrôle, validation et signature,- Envoi multi-canal des notes d'honoraires (courrier, email, dématérialisation sur plateformes clients) et auto-contrôle des émissions,- Numérisation et classement des notes signées dans le logiciel de facturation,- Mise à jour des statuts d'avancement (« facture définitive transmise ») dans l'outil de gestion,- Transmissions des pièces au service comptabilité/facturation pour archivage,- Suivi et relance des proformas, bons de commande (PO) et débours à facturer,- Mise à jour continue des fiches clients et des dossiers dans le respect des process établis,- Participation à la mise à jour et à l'optimisation des procédures de facturation spécifiques par client,