About this role
Prise de fonction lé 01/01/26Finalité du posteLe/la Assistant(e) de la direction générale assure une triple mission :
- Assistance auprès de la direction de l'association :
- Assistance à la gouvernance associative et de la conformité réglementaire de l'organisation,- Veille et suivi du fonctionnement du siège national en garantissant la qualité des processus administratifs, coordination entre les services, veille bâtimentaire, .________________________________________Missions principales1.
Assistance de direction- Assister la Direction générale - Gestion des agendas : prise de rendez-vous, organisation des déplacements, planification des réunions de direction ou associatives- Préparer les dossiers et les supports de réunions - Organiser le classement et suivre les dossiers institutionnels, officiels ou contractuels.- Rédiger et contrôler les comptes rendus, procès-verbaux, documents de travail...- Assurer une interface fonctionnelle entre le siège national, les services et les délégations territoriales.- Conduire et animer une organisation administrative avec les délégations territoriales et les directions de l'association.
- 2. Assistance à la gouvernance associative et de la conformité réglementaire de l'organisation,- Préparer, organiser et sécuriser les instances statutaires de l'association et du groupe (Conseils d'administration, Assemblées générales, Bureaux).- Préparer, formaliser et conserver des documents institutionnels.- Veiller au respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables.- Accompagner la Direction Générale dans les dossiers à caractère institutionnel ou juridique.3.
- Veille et suivi du fonctionnement du siège national- Encadrer et animer l'équipe rattachée au secrétariat Général : accueil, standard, courrier, secrétariat administratif.- Définir les objectifs de l'équipe et assurer le suivi de leur réalisation.- Organiser la répartition des activités et garantir la continuité de service.- En lien avec le service des moyens généraux, organiser et suivre l'entretien et de la maintenance des locaux, la réservation des salles et des bureaux partagés- Organiser la répartition des activités et garantir la continuité de service.5.
- Prévention des risques et conformité sociale- Participer par une écoute active et une attention à la vie de l'association à la prévention des risques psychosociaux, des discriminations et des situations de harcèlementCompétences requisesSavoirs- Connaissance du fonctionnement des associations.- Notion de droit associatif, droit social et réglementation du travail.- Capacité d'organisation administrative.- Forte capacité de rédaction, d'analyse et de synthèse.- Gestion documentaire et archivage.- Prévention des risques professionnels.
- Savoir-faire- Pilotage d'activités administratives complexes.- Management et animation d'équipe.- Conduite de projets transversaux.- Organisation et coordination d'instances associatives.- Rédaction de notes, rapports, procès-verbaux et documents institutionnels.- Analyse de situations sensibles et formulation de recommandations.
- Savoir-être- Sens élevé de la confidentialité.- Diplomatie et qualités relationnelles.- Rigueur et sens de l'organisation.- Sens du service et de l'intérêt général.
- Conditions Expériences exigées sur des missions d'assistance de direction généraleExpérience associative souhaitée