About this role
OFFICE MANAGER (H/F) VOTRE RÔLERattaché(e) directement au Président, vous êtes le point d'appui administratif du siège et vous travaillez au plus près de la gouvernance de l'entreprise. Vous préparez, suivez et fluidifiez la gestion administrative, financière et sociale du groupe, en binôme avec le Président et en coordination étroite avec le cabinet comptable. Les décisions et les validations restent portées par le Président. Votre valeur se joue dans la fiabilité de ce que vous préparez, dans votre capacité à anticiper les échéances et dans la bonne circulation de l'information entre les restaurants, le siège et les partenaires externes. VOS MISSIONSVos missions s'organisent autour de cinq axes.1. Trésorerie et relations bancaires
- Vous suivez quotidiennement la trésorerie des restaurants et de la tête de réseau, et préparez les remontées de trésorerie entre comptes.
- Vous préparez les virements (fournisseurs, remboursements, notes de frais, salaires) et les soumettez à la validation du Président.
- Vous suivez les moyens de paiement et les habilitations bancaires (EBICS, PULCEO), notamment lors de l'ouverture d'un nouveau restaurant.
- Vous faites le lien avec les banques pour les ouvertures de comptes, la mise en place de prélèvements et les incidents courants.2. Factures fournisseurs et redevances
- Vous contrôlez et rapprochez les factures fournisseurs, et signalez les anomalies (doublons, écarts de montant, factures manquantes).
- Vous préparez l'émission mensuelle des factures de redevances aux restaurants franchisés et aux filiales.
- Vous suivez les règlements et assurez les relances.3. Administration du personnel, en lien avec le cabinet comptable
- Vous préparez les dossiers d'entrée des salariés en lien avec le cabinet comptable
- Vous transmettez au cabinet comptable les éléments variables de paie, et le suivi des collaborateurs (arrivées, départs, périodes d'essai, soldes de CP et de RTT).4. Reporting et suivi d'activité
- Vous contribuez, avec le Président, au reporting financier mensuel par filiale, pour la tête de réseau et en consolidé.
- Vous extrayez les indicateurs d'exploitation de Trivec (remises, offerts, corrections) et les transmettez aux directeurs
- Vous participez aux points comptables avec le cabinet et les prestataires.5. Gestion administrative générale, assurances et sinistres
- Vous ouvrez et suivez les dossiers de sinistres avec les assureurs et les experts, jusqu'à leur clôture.
- Vous suivez les cotisations d'assurance, les contrôles et relances administratives (URSSAF, amendes) et préparez les règlements associés.
- Vous suivez les contrats et abonnements des restaurants (énergie, eau, téléphonie), les baux commerciaux, les taxes foncières et la relation avec les bailleurs.
- Vous êtes l'interface entre les directeurs de restaurant, le siège et les prestataires pour toute question administrative.
ENVIRONNEMENTVous êtes rattaché(e) hiérarchiquement au Président. En interne, vous travaillez avec les directeurs et les équipes des restaurants. En externe, vous échangez avec le cabinet comptable, les banques, les compagnies d'assurance, les administrations (URSSAF, impôts), les bailleurs et les prestataires.
ENVIRONNEMENT TECHNIQUE
- Evoliz (dématérialisation des factures)
- Combo (heures et éléments variables de paie)
- Trivec (caisse et indicateurs d'exploitation)
- Plateformes bancaires EBICS et PULCEO
- Suite bureautique, Excel en particulier PROFIL RECHERCHÉ Formation : Bac+2 à Bac+3 en gestion, comptabilité, assistanat de direction ou équivalent.
Expérience : vous justifiez d'au moins cinq ans d'expérience réussie en office management, en assistanat de direction ou en gestion administrative, idéalement au sein d'une PME ou d'un réseau multi-sites.
SAVOIR-ÊTRE ET COMPÉTENCES CLÉS
- Rigueur et fiabilité dans le suivi des chiffres et des échéances.
- Sens de l'organisation et capacité à mener