About this role
Le/la Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil assure l'accueil du public, participe à l'organisation logistique de l'entité et assure la transcription, transmission et le classement de l'ensemble ou une partie des informations nécessaires au fonctionnement de cette dernière.
Missions
Accueil et interface avec l'extérieur
- Accueillir, renseigner et orienter des personnes.
- Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou tout type de messages vers les personnes concernées.
- Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
- Être en support de l'équipe scolaritéTravaux administratifs courants
- Gérer le courrier : distribution, affranchissement.
- Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité.
- Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures.
- Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures.
- Réaliser la prise de rendez-vous dans le périmètre de la scolarité.
- Mettre en forme tout type d'attestations à destination des étudiants
- Envoyer des diplômes.
- Faire un suivi administratif dans le périmètre de la scolaritéOrganisation logistique
- Recueillir les besoins et gérer (ou participer) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité. Tenir des fichiers des prêts de matériels.
- Réserver des salles pour des activités pédagogiques. Amélioration continue du service
- Participer à l'amélioration continue de l'entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu.
- Le cas échéant, représenter l'entité, la faculté ou l'université lors de manifestations (tournées d'informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
Formation de niveau Bac minimum, Bac+2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente, idéalement avec une expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.
Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills)
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques.
- Gérer le courrier, saisir et mettre à jour les données.
- Transcrire et archiver des documents.
- Gérer les réservations de salles et matériels.
- Savoir travailler avec les différents services de l'entité et de l'universitéCompétences comportementales (soft skills) :
- Développer un sens du relationnel et de la communication.
- Favoriser un environnement agréable et anticiper la qualité de la relation.
- Faire preuve d'organisation et de rigueur.
- Démontrer du dynamisme et de la réactivité.
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
- Représenter les valeurs de l'entitéCe que nous proposons :
- Type de contrat : CDI
- Rémunération : Entre 2000 et 2092 euros mensuel brut (sur 13 mois)
- Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l'employeur à hauteur de 60%)
- Mutuelle/Prévoyance
- Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d'abonnement) à hauteur de 75%
- Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d'avoir les conditions d'ancienneté au moment de la distribution.)
- Evénements fédérateurs