About this role
- Au sein de la direction, vous assurez l'instruction administrative et financière des dossiers de subventions, le suivi de leur exécution et participez à l'amélioration continue des outils et procédures de gestion.
- Instruction administrative et technique des dossiers de subventions :- Examiner la recevabilité des dossiers déposés sur le Portail des Aides (PDA) : validation des tiers, contrôle des critères d'éligibilité, vérification des pièces justificatives, plans de financement et conformité réglementaire.- Saisir et instruire les demandes de subvention déposées hors portail.- Assurer le suivi administratif des dossiers : avis techniques, passages en commissions et suivi des cofinancements.- Gérer les demandes de prorogation de délai et les recours administratifs.- Réaliser les relances nécessaires au respect des échéances- Élaborer des documents d'aide à la décision et assurer les contrôles de cohérence des données.- Réaliser les contrôles financiers des dossiers : analyse des justificatifs, contrôle des délais de réalisation, respect des obligations de communication et calcul des éventuels indus.- Assurer un rôle d'interlocuteur privilégié auprès des partenaires et bénéficiaires.
- Exécution financière:- Créer les propositions de paiement dans le logiciel AIDEN.- Vérifier les pièces justificatives avant versement et contrôler les montants à payer.- Émettre les titres de recettes liés aux indus ou aux régularisations.- Réaliser les opérations nécessaires à l'exécution financièreParticipation à la création et à l'amélioration des outils de gestion :- Concevoir et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des dispositifs- Participer à l'évolution des procédures et règlements de gestion.- Préparer les conventions à l'aide d'outils de publipostage et assurer les contrôles de cohérence des documents produits.
- Activités complémentaires :- Assurer le suivi de la boîte mail générique dédiée aux partenariats territoriaux.- Administrer le logiciel de gestion des subventions AIDEN et accompagner les utilisateurs.- Paramétrer et mettre à jour les dispositifs de gestion des aides- Assurer le suivi des courriers transmis via le logiciel Kolok de son périmètre- Participer aux réunions de service, de direction et au réseau des administrateurs AIDEN.- Réaliser les opérations d'archivage des dossiers.- Assurer la gestion du courrier pour la Direction en l'absence de la gestionnaire administrative.