About this role
Architectenbureau.
- Jobomschrijving Als office manager ben je het centrale aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en ondersteun je het team bij de dagelijkse werking van het architectenbureau.
- Je zorgt voor een vlotte organisatie en combineert administratieve taken met financiële opvolging en interne coördinatie.
- Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager.
- Financieel beheer : opmaken en versturen van facturen, opvolgen van betalingen en verwerken van inkomende facturen.
- Onthaal en communicatie: ontvangen van bezoekers, beheren van mailbox en telefoon en beantwoorden of doorverwijzen van vragen.
- Planning en kantoorbeheer: organiseren van afspraken, beheren van kantoormateriaal en opvolgen van leveranciers.
- Administratieve ondersteuning: beheren van documenten, dossiers en correspondentie, ondersteunen van architecten en actualiseren van gegevens in ArchX.
- HR-administratie : ondersteunen bij personeelsdocumenten, prestatiestaten, verzekeringen en opleidingen.
- Interne organisatie en ICT: coördineren van praktische activiteiten en fungeren als eerste aanspreekpunt bij eenvoudige ICT-problemen.
- Je beschikt over een bachelor en meer dan 5 jaar relevante ervaring in office management of administratie.
Je hebt ervaring met facturatie en werkt nauwkeurig met financiële gegevens. Je beheerst MS Office goed; kennis van ArchX is een pluspunt. Interesse in architectuur, bouw, renovatie is mooi meegenomen. Je communiceert vlot, bent klantgericht en gaat discreet en betrouwbaar om met informatie. Je werkt zelfstandig , organiseert efficiënt en bewaakt deadlines. Je bent proactief , denkt oplossingsgericht en volgt taken nauwgezet op.