About this role
Europabank werd in 1965 opgericht en maakt sinds 2004 deel uit van de groep Crelan. Doorheen de geschiedenis zijn wij uitgegroeid tot een rendabale retailbank met 45 agentschappen en meer dan 400 personeelsleden. Doordacht en verantwoord groeien is steeds onze belangrijkste doelstelling geweest. Jaarlijks openen wij nieuwe kantoren en verdere uitbreiding blijft ook onze strategie voor de toekomst. Onze klanten zijn particulieren, zelfstandige ondernemers en KMO’s. Wij onderscheiden ons in het Belgische bankenlandschap door enerzijds dicht bij onze cliënten te staan en steeds het persoonlijk contact na te streven.
Anderzijds bieden wij eenvoudige, kwalitatieve en transparante producten aan Jobomschrijving Voor ons Directiesecretariaat zoeken we een proactieve en discrete 'Deputy Management Assistant' die een sleutelrol opneemt in de ondersteuning van het voltallige directiecomité, de Secretaris-generaal en de Management Assistant in een veelzijdige functie waarbij nauwkeurigheid, discretie en initiatief centraal staan. Je fungeert als een betrouwbare rechterhand en staat in voor verschillende administratieve taken die essentieel zijn voor onze dagelijkse werking.
Zo sta je onder meer in voor het beheer en de administratieve verwerking van diverse documenten (contracten, beleidsnota's, charters,...). Naast het beheer van de mailbox van de afdeling, sta je ook in voor de algemene infomailbox van de bank. Ook help je met de voorbereiding en verwerking van klachtendossiers. Daarnaast situeert een belangrijk deel van je functie zich binnen de vennootschaps- en bevoegdhedenadministratie. Je verwerkt handtekenings- en kredietbevoegdheden en staat in voor de opvolging van diverse volmachten.
Je staat o.a. in voor alle administratie omtrent de raden van bestuur en algemene vergaderingen, voorbereiding en opvolging van publicaties in het Belgisch Staatsblad. Het beheer van de correspondentie van toezichthouders (NBB / FSMA) en Febelfin, alsook aanleveren van diverse rapporteringen aan de toezichthouders, de update van het Memorandum Deugdelijk Bestuur, het jaarverslag en interne procedures behoren tot het takenpakket. Ook de ondersteuning van de directie en Secretaris-generaal vormt een belangrijk onderdeel.
Je beheert agenda's, plant afspraken en vergaderingen in en zorgt voor een efficiënte opvolging van hun dagelijkse activiteiten. Je bereidt vergaderingen van het directiecomité voor en zorgt voor een correcte verwerking en verspreiding van de verslagen.
Je bereidt nota's, presentaties, correspondentie en andere documenten voor en werkt mee aan de administratieve uitvoering van directiebeslissingen. je beschikt over een bachelordiploma je hebt idealiter al enkele jaren ervaring als Deputy Management Assistant of in een gelijkaardige ondersteunende functie je werkt uiterst nauwkeurig, gestructureerd en discreet je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen je combineert administratieve sterkte met analytisch inzicht je communiceert vlot in het Nederlands en Frans.
Kennis van het Engels is een pluspunt je hebt een uitstekende kennis van Microsoft Word, Excel, en PowerPoint.
Ervaring met het verwerken en beheren van documenten in OneNote en SharePoint is een troef.