About this role
- Over jouw functie Als Sales & Marketing Officer bied je allround administratieve en organisatorische ondersteuning aan ons Belgische Sales & Marketing Team.
- Je speelt een belangrijke rol in het goed organiseren en actueel houden van processen, budgetten, databases en praktische activiteiten.
- Dit is een veelzijdige functie waarin nauwkeurigheid en structuur essentieel zijn.
- Het ene moment controleer je een factuur aan de hand van een bestelbon of werk je een budgetoverzicht bij.
- Het volgende moment kijk je zorgvuldig een productlabel na of help je bij de organisatie van een evenement.
- Aanmaken van PO-nummers en ondersteunen van de administratieve verwerking van bestellingen.
- Controleren en goedkeuren van binnenkomende facturen door deze af te stemmen op de overeenkomstige purchase order.
- Bijhouden van een duidelijk overzicht van purchase orders, vastgelegde uitgaven, openstaande bedragen en beschikbare budgetten.
- Productlabels zorgvuldig nakijken en ondersteunen bij de correcte opmaak en voorbereiding ervan.
- Beheren van algemene mailboxen en binnenkomende vragen beantwoorden of doorsturen naar de juiste collega.
- CRM-gegevens accuraat, volledig en up-to-date houden.
- Administratieve en praktische ondersteuning bieden voor commerciële activiteiten, waaronder regelmatige verkooprapportages en de voorbereiding, afdruk en verspreiding van commerciële mailings en prijslijsten.
- Promotiemateriaal, gadgets en andere marketingmaterialen bestellen.
- Logistieke en organisatorische ondersteuning bieden bij beurzen, vergaderingen en evenementen.
- Ondersteunen bij de organisatie van onze Trial Field Days door uitnodigingen en inschrijvingen te coördineren en een nauwkeurig overzicht van het aantal deelnemers bij te houden.
- Lidmaatschappen en abonnementen opvolgen en contactgegevens actueel houden.
- Flexibele en veelzijdige administratieve ondersteuning bieden waar nodig binnen het bredere team.
- Over jou Bij Certis Belchim geloven we dat sterke teams worden opgebouwd door mensen die betrouwbaar zijn, goed samenwerken en verantwoordelijkheid durven nemen.
- We zijn op zoek naar iemand die graag anderen ondersteunt en trots is op het leveren van nauwkeurig en goed georganiseerd werk.
- Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en met oog voor detail, vooral bij het verwerken van facturen, budgetten en productlabels.
- Je kunt zelfstandig je werkzaamheden organiseren en prioriteiten stellen op basis van urgentie en belang.
- Tegelijkertijd communiceer je open en kaart je mogelijke problemen tijdig aan.
- Je hebt een hands-on mentaliteit en wacht niet tot elke taak aan je wordt toegewezen.
- Je ziet wat er moet gebeuren en bent bereid zowel terugkerende administratieve processen als praktische, ad-hocverzoeken op te pakken.
- Je beschikt over een bachelordiploma of hebt een gelijkwaardig niveau bereikt door relevante werkervaring.
- Ervaring in een administratieve of ondersteunende functie is een pluspunt, maar jouw nauwkeurigheid, houding en organisatorische vaardigheden zijn belangrijker dan een specifieke opleidingsachtergrond.
- Je werkt op een gestructureerde en nauwkeurige manier en hebt een sterk oog voor detail.
- Je bent in staat om je eigen werk te plannen, prioriteiten te stellen en je aan te passen wanneer omstandigheden veranderen.
- Je bent proactief en ziet wat er moet gebeuren zonder steeds op gedetailleerde instructies te wachten.
- Je voelt je comfortabel bij het contacteren van externe partners, het opvragen van informatie en het controleren van offertes of praktische afspraken.
- Je hebt een goede kennis van zowel het Nederlands als het Frans.
- Je werkt vlot met de gangbare Microsoft Office-toepassingen en bent bereid om andere systemen binnen de organisatie aan te leren.
- Je houdt van afwisseling en bent bereid om praktische ondersteuning te bieden bij uiteenlopende activiteiten en aan verschillende teams.