About this role
Wij zijn op zoek naar een proactieve professional met een sterk gevoel voor initiatief en een probleemoplossende instelling, die administratieve en operationele ondersteuning kan bieden bij inkoop- en logistieke taken in een R&D-omgeving. Deze functie omvat een tijdige, regelconforme en goed gedocumenteerde coördinatie van informatieverzoeken (RFI), offerteaanvragen (RFQ), inkooporders (PO), het bijhouden van administratie en de communicatie met belanghebbenden. Succesmaatstaven Aankoopaanvragen en bestellingen worden nauwkeurig en binnen de afgesproken termijnen verwerkt Inkoopdocumentatie is volledig en klaar voor controle. Openstaande bestellingen, goedkeuringen, leveringen en uitzonderingen worden consequent opgevolgd. Vragen van belanghebbenden en leveranciers worden snel en professioneel beantwoord. Inkoopbeleid, goedkeuringsvereisten en ethische normen worden nageleefd.
- Belangrijkste verantwoordelijkheden Het engineeringteam ondersteunen bij de aanschaf van materialen in overeenstemming met projectspecifieke behoeften.
- RFI’s, RFQ’s en inkooporders (PO’s) opstellen, waarbij wordt gezorgd voor nauwkeurigheid wat betreft technische specificaties, hoeveelheden, contractuele prijzen en levertijden.
- Interne belanghebbenden, leveranciers, de boekhouding en het magazijn ondersteunen bij het oplossen van vragen over bestellingen, facturen en leveringen.
- Ondersteuning bieden bij de voorraadtelling in het magazijn.
- Bijhouden van openstaande inkooporders, verwachte leverdata en nog uitstaande goedkeuringen.
- Helpen bij het afstemmen van aankoopaanvragen, inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen en onderzoek afwijkingen.
- Zorgen voor volledige en voor audits gereedstaande elektronische inkoopdossiers.
- Het vergelijken van leveranciers en het zoeken naar alternatieven ondersteunen.
- Opstellen van routinematige inkooprapporten, evenals uitgavengegevens, informatie over leveranciersprestaties en belangrijke statusupdates.
- Identificeren van mogelijkheden om administratieve processen te vereenvoudigen, de gegevenskwaliteit te verbeteren en het serviceniveau te versterken.
We are looking for a proactive professional with a strong sense of initiative and problem-solving mentality who can support administratively and operationally in procurement and logistic related responsibilities in a R&D atmosphere. This role entails a timely, compliant and well documented coordination of requests for information (RFI), requests for quotation (RFQ), purchase orders (PO), maintenance of records and stakeholder communications. Kwalificaties en ervaring Bachelordiploma in techniek, inkoop, supply chain, bedrijfskunde, financiën of een verwant vakgebied; gelijkwaardige relevante ervaring kan in aanmerking worden genomen.
Eerdere ervaring in inkoopondersteuning, inkoop, administratie, crediteurenadministratie, supply chain of een vergelijkbare operationele functie is een pré. Zelfverzekerd in het gebruik van Microsoft Excel en ERP-systemen, zoals Odoo. Vermogen om documenten te ordenen, nauwkeurig met gegevens te werken en meerdere prioriteiten en deadlines te beheren. Kerncompetenties Oog voor detail en streven naar nauwkeurigheid Duidelijke schriftelijke en mondelinge communicatie Klantgerichte ondersteuning van belanghebbenden Planning, prioritering en opvolging Probleemoplossend vermogen en zin voor urgentie Integriteit, vertrouwelijkheid en professioneel gedrag Teamwerk en aanpassingsvermogen Je hebt geen moeite met regels volgen Je kan je goed uitdrukken in het Engels. Dat is de voertaal op de werkvloer. Nederlands is een pluspunt.
Qualifications and Experience
- Bachelor’s degree in engineering, procurement, supply chain, business administration, finance, or a related field; equivalent relevant experience may be considered.
- Previous experience in procurement support, purchasing, administration, accounts payable, supply chain or a similar operational role is an advantage.
- Confidence using Microsoft Excel and ERP systems, such as Odoo.
- Ability to organize records, work accurately with data and manage multiple priorities and deadlines.
Core Competencies
- Attention to detail and commitment to accuracy
- Clear written and verbal communication
- Customer-focused stakeholder support
- Planning, prioritization and follow-through
- Problem-solving and sense of urgency
- Integrity, confidentiality and professional conduct
- Teamwork and adaptability