About this role
Voor een onafhankelijk Belgisch horlogemerk zoeken we een Office Manager. Je brengt structuur in de dagelijkse werking en combineert logistiek en evenementen met personeelsadministratie, financiële opvolging en commerciële ondersteuning. Je rapporteert aan de Head of Operations en werkt nauw samen met de CEO en een klein, internationaal team. Je denkt vooruit, bewaakt deadlines en zorgt dat praktische en administratieve taken zorgvuldig worden afgewerkt.
- Je verantwoordelijkheden: Logistiek en evenementen (50%): coördineren van nationale en internationale zendingen, inclusief exportdocumenten.
- Voorbereiden, verpakken en verzenden van horloges en opvolgen van verpakkingsmaterialen en garantiekaarten.
- Praktisch ondersteunen van beurzen en evenementen en verzorgen van attenties voor klanten en partners.
- HR en kantoorbeheer (20%): coördineren van loonadministratie, verlof, personeelsdossiers en onboarding.
- Beheren van kantoorbenodigdheden en organiseren van teamactiviteiten.
- Finance en administratie (20%): verwerken en opvolgen van aankoop- en verkoopfacturen in Billit, klantenbetalingen en openstaande rekeningen.
- Voorbereiden van tweewekelijkse betalingen en ondersteunen van de maandafsluiting met de externe accountant.
- Opvolgen van onkosten, contracten, verzekeringen en algemene administratie.
- E-commerce en commerciële ondersteuning (10%): geleidelijk opnemen van de dagelijkse opvolging van de webshop.
- Verbeteren van online processen en klantenervaring en ondersteunen van sales en marketing.
- Je hebt relevante ervaring in office management, administratie of operationele ondersteuning.
- Je werkt georganiseerd en nauwkeurig en beheert vlot verschillende prioriteiten.
- Je voelt je comfortabel met cijfers, Excel en administratieve systemen.
- Je neemt initiatief, denkt vooruit en volgt taken zelfstandig op.
- Je communiceert helder en professioneel en blijft rustig onder druk.
- Je behandelt vertrouwelijke informatie discreet en betrouwbaar.
- Je bent praktisch ingesteld, behulpzaam en flexibel.
- Je spreekt vloeiend Engels.
- Nederlands, Frans en andere talen zijn troeven.
- Je leert graag nieuwe tools kennen.
- Ervaring met Billit is een pluspunt.
- Je hebt waardering voor design, kwaliteit en oog voor detail.