About this role
Weitere Berufsbezeichnung: Back Office ManagerStellenbeschreibung: Teamassistenz / Back Office (w/m/d) IT-LizenzmanagementIm Rahmen einer Expertenüberlassung suchen wir für unseren Kunden, einen IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung aus Stuttgart, eine Teamassistenz / Back Office Management (w/m/d) für das Team IT-Lizenzmanagement.
- Du hältst dem Team organisatorisch den Rücken frei, von Postfach und Tickets über Termine und Veranstaltungen bis zu Verträgen und Datenpflege.
- Damit bist du die zentrale Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, andere Abteilungen und externe Dienstleister.
- Was diese Rolle ausmachtDu bist hier weder nur für Termine zuständig, noch arbeitest du nur Vorgänge ab.
- Du organisierst eigenverantwortlich, behältst offene Punkte im Blick und fasst nach, bis sie erledigt sind.
- Du schreibst Vorlagen und Protokolle so, dass Führungskräfte direkt damit arbeiten können.
- Und du sorgst dafür, dass Daten, Verträge und Intranet-Inhalte des Lizenzmanagements stimmen.
- Deine Aufgaben- Du verwaltest das zentrale E-Mail-Postfach des Teams eigenverantwortlich und organisierst, kategorisierst, verteilst und bearbeitest IT-Tickets im internen Ticketsystem.- Du übernimmst das Termin- und Veranstaltungsmanagement mit Vor- und Nachbereitung, Raumorganisation sowie Empfang und Betreuung von Gästen, und du verfolgst offene Punkte proaktiv nach.- Du erstellst Entscheidungsvorlagen, Protokolle, Sachstandsberichte und Vermerke.- Du verwaltest die Verträge externer Dienstleister einschließlich Reporting und verantwortest die Datenpflege im zentralen Lizenzmanagement-Tool.- Du betreust den Intranet-Auftritt des Teams und pflegst Lizenzmanagement-Beiträge in verlinkten Portalen.- Du koordinierst die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung zwischen den Abteilungen, legst Dokumente persönlich zur Unterschrift vor und unterstützt bei Projekt- und Organisationsaufgaben.
Dein Profil- Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.- Du bringst mehrjährige Erfahrung im Back Office, Büromanagement oder in einer vergleichbaren Tätigkeit mit.- Du verfügst über fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote.- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau und kommunizierst adressatengerecht über alle Hierarchieebenen, arbeitest eigeninitiativ, strukturiert und hast Durchsetzungsvermögen.- Idealerweise konntest du bereits Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister sammeln.- Von Vorteil sind Erfahrungen mit Ticketsystemen, in der Pflege von Inhalten in einem Content-Management-System wie TYPO3 oder WordPress sowie mit E-Signatur-Tools. Rahmenbedingungen- Start: 01.01.2027- Einsatzort: Stuttgart- Arbeitsweise: hybrid, bis zu 80 % mobiles Arbeiten möglich- Auslastung: 100%; 39,5 Stunden pro Woche- Vergütung: angelehnt an TV-L EG 10, je nach ErfahrungsstufeDer Einsatz erfolgt in Arbeitnehmerüberlassung für eine Laufzeit von 18 Monaten.
Interesse? Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, bevorzugt per Mail an [email protected] DEDOS ProForce Solutions GmbH | Die richtige Expertise, das richtige Modell. Ergänzende Informationen: Homeoffice: Umfang: Maximal 80%Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Content-Management-System (CMS) TYPO3, Open Ticket Request System (OTRS)Zwingend erforderlich: Büromanagement, Event-Management, Terminplanung, -überwachung, Daten-, Texterfassung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Vertragsbearbeitung, -verwaltung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Notizprogramm OneNote (MS Office), Projektmanagement, Projektassistenz, Protokollieren, Berichtswesen, Information, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang