About this role
Weitere Berufsbezeichnung:oder vergleichbare QualifikationStellenbeschreibung:Das erwartet Sie bei uns: Ihr AufgabengebietDirekte Unterstützung des Vorstands & Assistenz- Vorstandsassistenz: Sie übernehmen die proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.- Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz: Sie führen die professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.- Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie das Terminmanagement, die Postbearbeitung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.Logistik & Fuhrparkmanagement- Koordination der Schülerbeförderung: Sie übernehmen die verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports und fungieren dabei als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.- Fuhrparkverwaltung: Sie steuern und verwalten den vereinseigenen Fuhrpark (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).- Einkaufskoordination: Sie koordinieren und steuern die internen Abläufe und die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.Spezifische Sach- & Vereinsverwaltung- Versicherungsmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich die Sachversicherungen des Vereins und sind Ansprechpartner*in bei Schadensfällen.- Mitgliederbetreuung: Sie übernehmen die vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und pflegen die dazugehörigen Datenbanken.- Vereinsadministration: Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.Veranstaltungsmanagement & Teamintegration- Event-Organisation: Sie unterstützen aktiv bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.- Team-Support: Bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung der Kolleg*innen am Empfang und sichern so das freundliche „Aushängeschild“ unserer Geschäftsstelle.Das bringen Sie mit: Ihr Profil- Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.- Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.- Arbeitsweise: Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.- Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.- IT-Skills: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel,Das bieten wir Ihnen: Ihre Benefits- Ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.- Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einem sinnstiftenden und sozialen Umfeld.- Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung (orientiert am TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge.- Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf.- Ein herzliches, kollegiales Team, das Sie fundiert einarbeitet.- Homeoffice möglich (1 Tag bei einer 5-Tage-Woche)Ergänzende Informationen:Homeoffice:Umfang: Nach VereinbarungAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Korrespondenz, Büromanagement