About this role
Cohortis recherche actuellement en CDI un Office Manager H/F pour rejoindre son siège situé à Gallargues-le-Montueux, à proximité immédiate de la sortie de l'A9.
Rattaché(e) à la Direction du Groupe Cohortis, vous occupez une fonction clé de soutien et de coordination auprès des deux dirigeants. Véritable relais au quotidien, vous contribuez à fluidifier leur organisation et à garantir le suivi de leurs priorités.
Au-delà de la gestion des agendas et des activités administratives, vous anticipez les besoins de la Direction, coordonnez les différents sujets et veillez au respect des échéances. Votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre capacité à prendre des initiatives vous permettent d'apporter des solutions adaptées et de faciliter efficacement le fonctionnement de la Direction.
Par la nature même de vos fonctions et la diversité de vos interactions, vous contribuez activement et pleinement à la qualité de l'image du Groupe.
Vos principales missions
Assistanat de direction
C'est le cœur de votre mission : anticiper les besoins des dirigeants et leur simplifier la vie au quotidien.
- Être à l'écoute des besoins et habitudes des dirigeants et anticiper leurs attentes.
- Gérer leurs réservations (restaurants, hôtels, transports, déplacements.).
- Organiser leurs déplacements, leurs rendez-vous et prendre en charge leurs demandes ponctuelles.
- Rechercher les meilleures solutions pour répondre à des besoins spécifiques.
- Gérer les imprévus avec réactivité et discrétion.
- Assurer la relation et le suivi avec les différents prestataires.
- Préparer les réunions : dossiers, documents, supports et logistique.
- Préparer et mettre en forme les courriers, présentations et comptes rendus.
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques à la demande des dirigeants.
- Garantir une confidentialité absolue sur les informations traitées.
Vous contribuez à faire vivre les temps forts de Cohortis et à créer des moments de partage et de convivialité.
- Organiser les séminaires du Groupe.
- Coordonner les événements réunissant les associés et dirigeants.
- Participer à l'organisation des réunions de Direction et événements internes.
- Organiser les repas, soirées et autres moments de convivialité.
De la recherche de lieux et de prestataires à la coordination le jour J, vous prendrez en charge l'organisation : invitations, hébergements, transports, restauration, déroulé et suivi post-événement.
Gestion du siège & accueil
Vous êtes garant(e) du bon fonctionnement quotidien du siège et de la qualité de l'accueil.
- Assurer l'accueil physique des visiteurs et partenaires avec professionnalisme et convivialité.
- Veiller à la bonne tenue et à l'organisation des espaces de réception et de réunion.
- Anticiper les besoins logistiques : salles, fournitures, équipements, restauration, collations.
- Être un relais de l'image et de la culture de l'entreprise auprès des sociétés du groupe et de leurs clients
En véritable partenaire des dirigeants, vous contribuez à fluidifier leur organisation et à leur faire gagner du temps. Vous possédez une expérience d'assistante de direction de 10 ans minimum auprès d'un dirigeant, d'une Direction Générale, d'un comité de direction dans un environnement exigeant.
Nous recherchons une personne qui
- a le sens du service ;
- aime réellement faciliter le quotidien des autres ;
- sait anticiper ;
- est naturellement organisée ;
- sait gérer plusieurs sujets simultanément et le suivi
- sait être réactive sans être dans la précipitation ;
- fait preuve de discrétion et de confidentialité ;
- sait prendre des initiatives ;
- est à l'aise avec des interlocuteurs très différents ;
- apprécie les environnements où les journées ne se ressemblent pas.
Maîtrise attendue du pack office, Outlook , Teams ...