About this role
Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) polyvalent(e)
- 1. Présentation du poste
Au sein d'une TPE à taille humaine, l'assistant(e) ADV polyvalent(e) joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l'activité commerciale. Il/elle assure le suivi des commandes, la relation client, l'organisation des livraisons et différentes missions administratives, en lien avec les équipes opérationnelles et la comptabilité.
2. Principales missions
- Administration des ventes et relation client (particuliers)
Réception des appels et prise de commandes téléphoniques.
Traitement des commandes internet et des emails.
Renseignements clients, suivi des commandes et gestion du service après-vente.
Mise à jour et fiabilisation des fichiers clients.
Organisation de campagnes de relance commerciale.
Participation à la vente directe aux particuliers à Montmeyran
- Organisation des tournées et des livraisons (particuliers et professionnels)
Vérification des commandes et contrôle de leur cohérence
Organisation quotidienne des tournées du lendemain
Coordination avec les équipes de préparation et les livreurs
Établissement d'une partie des bons de livraison et préparation des documents nécessaires
Gestion des tablettes et des outils numériques utilisés lors des tournées
Suivi des commandes et livraisons spécifiques aux clients professionnels
- Suivi administratif et interface avec la comptabilité (particuliers et professionnels)
Contrôle des ventes, des caisses et des encaissements
Participation à la préparation des remises bancaires
Participation à la facturation
Vérification et rapprochement de certaines factures fournisseurs
Réalisation de certaines saisies et opérations comptables courantes, encadré par une comptable interne
Transmission des pièces justificatives et signalement des éventuelles anomalies
- Suivi et analyse de l'activité commerciale (particuliers et professionnels)
Réalisation de statistiques de ventes sous Excel
Analyse des évolutions et comparaison avec les années précédentes
Suivi et mise en place des opérations commerciales saisonnières
Participation à l'amélioration des outils et procédures de gestion
- Missions administratives et communication
Mise à jour et fiabilisation des bases de données clients
Traitement des retours de courriers et collecte des coordonnées clients
Rédaction et publication d'articles sur les sites internet, avec anticipation en période creuse
Participation ponctuelle à diverses missions administratives selon les besoins de l'entreprise et du dirigeant
- 3. Fonctionnement et environnement de travail
Le poste s'exerce dans une TPE où la polyvalence, la proximité entre les collaborateurs et l'esprit d'équipe font partie intégrante du fonctionnement quotidien
La personne travaille et supervise un binôme au bureau
Le lien est étroit avec les équipes de préparation, les livreurs et la comptable
- 4. Compétences et qualités recherchées
Qualités prioritaires
Forte autonomie dans l'organisation et la réalisation des missions
Bon sens de l'organisation et capacité d'anticipation
Bonne gestion des priorités, notamment lors des périodes de forte activité
Rigueur, méthode et fiabilité
Polyvalence, réactivité et adaptabilité
Esprit d'initiative et capacité à résoudre les problèmes courants
Esprit d'équipe, entraide et sens du collectif
Compétences techniques et relationnelles
Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques exigée
Capacité à gérer des commandes et à organiser des livraisons
Très bonne aisance téléphonique, qualité d'écoute et sens du service client
Communication claire et efficace avec les différents interlocuteurs
- 5. Organisation et temps de travail
L'activité de l'entreprise est marquée par une saisonnalité :
Périodes de forte activité : de février à juin et de septembre à octobre
L'activité est principalement consacrée à la prise de commandes, à la relation client, à l'organisation des tournées et au suivi des ventes
Périodes à activité réduite : de juillet à août et de novembre à janvier
Elles permettent de consacrer davantage de temps aux missions administratives, aux statistiques commerciales, à la mise à jour des fichiers clients, à la communication et à la préparation des saisons suivantes
Temps de travail : possibilité d'un contrat à 80 % ou 90 % annualisé, avec une répartition du temps de travail adaptée aux variations saisonnières de l'activité, selon les modalités définies avec l'entreprise et les dispositions applicables - *salaire annuel en brut pour une base plein temps 35h
Rémunération : 27 000,00€ à 31 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel