About this role
¿Qué buscamos?
Clece FS es una empresa de referencia en Facility Services para todo tipo de activos e infraestructuras, incluyendo la gestión de servicios de mantenimiento, servicios energéticos, gestión de centros deportivos y limpieza de interiores ¿Quieres unirte a nosotros y formar parte de una gran empresa? Nos encontramos en búsqueda de un/a Administrativo/a de Mantenimiento Buscamos incorporar un/a Administrativo/a de Mantenimiento para dar soporte al área de Mantenimiento de Instalaciones, contribuyendo a la gestión administrativa y documental de los servicios e instalaciones bajo su responsabilidad. La persona seleccionada desempeñará un papel clave en la organización y seguimiento de la actividad de mantenimiento, garantizando la correcta gestión documental, la coordinación con proveedores y el cumplimiento de los procedimientos internos y requisitos normativos.
Requisitos
Formación: Imprescindible Al menos Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o similar. Valorable Formación relacionada con mantenimiento, instalaciones o gestión de edificios. Formación en Prevención de Riesgos Laborales. Formación en gestión documental o calidad. Experiencia: Imprescindible Experiencia mínima de 2 años en puestos administrativos. Valorable Experiencia en departamentos técnicos, mantenimiento, Facility Services, construcción, ingeniería o gestión de centros. Experiencia en gestión documental y control de proveedores. Manejo de SAP Manejo de aplicaciones GMAO. Conocimientos técnicos Dominio avanzado de Microsoft Office 365. Nivel avanzado de Excel. Gestión documental y archivo digital. Elaboración de informes Buena capacidad de redacción administrativa. ¿Cuáles serán tus funciones y responsabilidades? Gestión documental
- Gestionar, archivar y mantener actualizada la documentación técnica y administrativa del departamento.
- Controlar certificados, inspecciones reglamentarias, licencias y contratos de mantenimiento.
- Mantener actualizados los registros documentales y bases de datos corporativas.
- Preparar documentación para auditorías internas y externas. Soporte a los/as Managers de Mantenimiento
- Dar soporte administrativo
- Elaborar informes, presentaciones y cuadros de seguimiento.
- Gestionar agendas, convocatorias y actas de reuniones.
- Realizar seguimiento de tareas y proyectos asignados. Gestión de proveedores
- Tramitar pedidos y solicitudes de compra.
- Realizar seguimiento de trabajos proyectados.
- Gestionar documentación de proveedores y subcontratas.
- Coordinar la recepción y archivo de documentación CAE. Gestión de incidencias y mantenimiento
- Registrar y actualizar órdenes de trabajo en la herramienta de gestión de mantenimiento.
- Hacer seguimiento administrativo de incidencias y actuaciones.
- Controlar el cierre documental de mantenimientos preventivos y correctivos.
- Elaborar indicadores periódicos de actividad. Cumplimiento normativo
- Supervisar vencimientos de inspecciones, contratos y documentación reglamentaria.
- Coordinar la recopilación de documentación requerida por organismos de control.
- Garantizar la disponibilidad y trazabilidad de la documentación obligatoria.
¿Qué te ofrecemos? Contrato indefinido a jornada completa Medidas de conciliación y flexibilidad horaria: Flexibilidad en la hora de entrada y salida, jornada intensiva los viernes en modalidad de teletrabajo, y jornada intensiva durante el verano. Atractivo paquete retributivo acorde al perfil profesional + ayuda comida. Plan de Retribución Flexible (seguro médico, ticket guardería, abono transporte, entre otros). Seguridad y estabilidad laboral: un proyecto a largo plazo en una empresa líder en servicios. Cuidado en Red: servicio de atención psicoemocional disponible todos los días del año.