About this role
Für einen Kunden in Stuttgart suchen wir derzeit einen
Mitarbeiter (m/w/d) Back Office Lizenzmanagement
Aufgaben
- Eigenverantwortliche Bewirtschaftung des zentralen E-Mail-Postfachs
- Organisation, Kategorisierung, Zuweisung und selbständige Bearbeitung von IT-Tickets im internen IT-Ticketsystem
- Selbständiges Termin-Management sowie Organisation von Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten mit Empfang und Betreuung von Gästen, Mitarbeitende und externen Dienstleistenden
- Verantwortung für den Intranet-Auftritt des Teams Lizenzmanagement sowie die Pflege von Lizenzmanagement-Beiträgen in verlinkten Portalen
- Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie proaktive Nachverfolgung
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Protokollen oder Sachstandsberichten wie beispielsweise Vermerken
- Verwaltung von Verträgen externer Dienstleister inklusive deren Reporting
- Verantwortung für die Datenpflege des zentralen Lizenzmanagement-Tools
- Koordination zwischen den Abteilungen bezüglich Ansprechpersonen für die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung inklusive persönlicher Vorlagen von Dokumenten zur eigenhändigen Unterschrift bei den verantwortlichen Personen vor Ort in Absprache mit der Teamleitung
- Allgemeine Projekttätigkeiten
- Allgemeine organisatorische Aufgaben
Qualifikationen
Must-have
- Abgeschlossenes Bachelor-Studium der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung
Alternativ: Kaufmännische Berufsausbildung mit mindestens zweijähriger Erfahrung einschlägiger Tätigkeiten im genannten Umfeld
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026) in mindestens einem der nachfolgend aufgezählten Bereiche: Back Office, Büromanagement oder vergleichbare Tätigkeiten
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten fünf Berufsjahre (09/2021 – 09/2026) mit den Programmen Microsoft Outlook / Word / Excel / PowerPoint / OneNote
- Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung / Zuverlässigkeitsüberprüfung
Nice-to-have
- Erfahrung in der Erstellung von Beschlussprotokollen, Verlaufsprotokollen und/oder Ergebnisprotokollen
- Erfahrung in Erstellung von Sachstandsberichten und/oder Projektberichten
- Erfahrung in der Organisation von wöchentlichen Präsenzmeetings
- Termin- und Veranstaltungsmanagement mit einer Teilnehmerzahl größer zehn Personen
Innerhalb der letzten fünf Jahre (09/2021 – 09/2026):
- Idealerweise mindestens ein Jahr Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung
- Praktische Erfahrungen in der Nutzung eines IT-Ticketsystems
- Mindestens ein Jahr Berufserfahrung in der Nutzung der Tool-Suite USU Servicemanagement
- Mindestens 5 Monate Praktische Erfahrungen in der Verwaltung und Nutzung von E-Signaturprogrammen
- Ein Jahr Berufserfahrung im Bereich Lizenzmanagement
Innerhalb der letzten 3 Jahre (09/2023 – 09/2026):
- Praktische Erfahrung in mindestens zwei Projekten in der Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten
- Schulung in TYPO3 zur Erstellung und Pflege von Intranet-Seiten
- Praktische Erfahrungen in mindestens einem Projekt in der Umsetzung von TYPO3
Intranet-Seiten
Sonstige Qualifikationen
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Hohe Eigeninitiative
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit
- Durchsetzungsvermögen
- Eigenverantwortung / Verantwortungsbewusstsein
- Gutes Zeitmanagement
- Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- Adressatengerechte kommunikative Fähigkeiten gegenüber internen und externen Personen verschiedener Hierarchiestufen
- Zeitliche und örtliche Flexibilität
- Systematische und flexible Denkweise
Referenz: 26-1465
Einsatzort: Stuttgart, bis 80 % Remote möglich
Auslastung: Vollzeit (39,5 Stunden pro Woche)
Start: Januar 2027
Dauer: 9 Monate + Option
Beauftragungsart: Arbeitnehmerüberlassung
Könnte diese Position für Sie interessant sein? Dann senden Sie mir bitte Ihr aktuelles CV per E-Mail an [email protected]
Gerne stehe ich Ihnen natürlich auch jederzeit für Fragen oder Hintergrundinformationen zur Verfügung.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!
Vielen Dank und beste Grüße
Carlotta Kurasch
SECUSTAFF GmbH
Telefon +49-4131-92777-85 [email protected]
SECUSTAFF
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