About this role
Notre service de secrétariat commun aux mairies du territoire recherche un(e) secrétaire à temps complet, en contrat à durée déterminée, pour assurer le remplacement d'une secrétaire de mairie momentanément indisponible. Prise de poste dès que possible
Les missions
Sous la responsabilité fonctionnelle des Maires et sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice du service commun, les missions confiées sont celles inhérentes au fonctionnement d'un secrétariat de Mairie :
Comptabilité commune
Elaboration et suivi des budgets
Mise en paiement des factures
Suivi et traitement comptable
Gestion comptable des subventions
Gestion de la dette
Préparation des conseils municipaux
Préparation des ordres du jour et convocations
Préparation des projets de délibérations
Préparation du dossier administratif à envoyer aux élus
Mise en forme des délibérations avant signature
Dématérialisations des actes en préfecture
Classement des documents dématérialisés
Classement papier par année des documents originaux
Rédaction des comptes rendus envoi dématérialisé aux élus
Secrétariat du Maire
Accueil physique et téléphonique
Rédaction des courriers et compte rendus
Rédaction et suivi des délibérations
Rédaction des arrêtés
Tenue du registre des délibérations
Organisation et participation aux conseils municipaux
Ouverture et enregistrement du courrier
Veille juridique
Gestion des marchés publics
Planification des procédures de marchés
Suivi des autorisations de programme, rédaction et suivi des délibérations projets
Rédaction des pièces administratives
Rédaction des avis publicitaires
Gestion de la consultation et de l'interface avec les candidats pour les aspects administratifs, ainsi que l'interface utilisateurs en interne
Suivi de l'exécution des marchés et gestion des aménagements nécessaires
Suivi administratif et financier des marchés
Veille réglementaire sur les marchés publics
Etat civil
Rédaction des actes
Participation aux mariages, baptêmes et PACS
Publicité des actes
Recensements
Gestion des dossiers mariage
Urbanisme
Enregistrement des dossiers
Rédaction des avis
Suivi des décisions
Elections
Tenue des listes électorales
Préparation et participation aux scrutins
D'autres tâches liées au secrétariat de mairie pourront être confiées dans le cadre des remplacements des communes adhérentes au service.
La répartition du temps de travail sera organisée de la manière suivante :
- 4 jours par semaine au sein de la mairie
- 1 jour par semaine au sein du siège de la communauté de communes de l'Oisans
- Affectation selon les besoins sur les communes d'Ornon, Villard Reymond, Livet- Gavet (comptabilité) et remplacements ponctuels éventuels sur d'autres communes adhérentes au service commun.
Profil recherché
Niveau requis et qualification : Bac à bac +2 avec une formation dans le domaine de la comptabilité de préférence
Appétence pour la pratique de l'outil informatique (Logiciel Berger-Levrault)
Qualités d'apprentissages : capacité d'adaptation aux exercices techniques et administratifs demandés par le poste, autonomie,
Qualités rédactionnelles
Qualités individuelles ; confidentialité, rigueur, respect et disponibilité, sens de l'accueil