About this role
L'ENTREPRISE
Corse Bois Énergie est une société anonyme d'économie mixte locale dont le capital associe une collectivité publique et un actionnaire privé. Acteur de la filière bois-énergie en Corse, elle exerce 3 activités complémentaires : l'exploitation forestière, la production de combustible biomasse (plaquette forestière) sur sa plateforme d'Aghjone, et l'exploitation, par délégation de service public, du réseau de chaleur urbain de Corté.
Engagée dans une démarche de modernisation de son organisation et de ses outils de gestion (environnement Microsoft 365, tableaux de suivi et de facturation, procédures de contrôle interne), l'entreprise recherche un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) pour assurer, auprès du Directeur Général, la continuité de son secrétariat et de sa gestion administrative.
LE POSTE
Rattaché(e) directement au Directeur Général, vous êtes le point d'appui administratif et social de l'entreprise. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, le secrétariat de direction et la gestion courante (facturation, règlements, éléments de paie), et apportez votre soutien aux équipes de terrain des activités forêt, production et réseau de chaleur.
MISSIONS PRINCIPALES
Secrétariat de direction et accueil
- Accueil physique et téléphonique, gestion des messageries de l'entreprise et orientation des demandes
- Suivi des courriers, notes et documents administratifs
- Classement et archivage, physique et numérique, selon l'arborescence de l'entreprise
Gestion administrative et suivi des règlements
- Saisie et suivi des factures fournisseurs, préparation des règlements et des virements, soumis à la validation du Directeur Général
- Suivi des encaissements clients, relances et rapprochements bancaires
- Collecte, classement et transmission des pièces à l'expert-comptable ; relations courantes avec les banques et les organismes extérieurs
- Saisie et mise à jour des données sur les applications et portails des prestataires et partenaires
- Participation au contrôle interne et au respect des procédures d'achat de l'entreprise
Facturation clients
- Établissement mensuel de la facturation des clients, à partir des tableaux de suivi de production et des relevés de compteurs du réseau de chaleur
- Application des formules contractuelles de prix et de révision (indices), contrôles de cohérence avant présentation au visa du Directeur Général
- Émission, envoi et suivi des factures
Ressources humaines et paie
- Collecte et transmission des éléments variables de paie au prestataire de paie
- Suivi des absences, congés et compteurs de temps de travail, dans les outils de l'entreprise
- Instruction des dossiers administratifs du personnel (embauches, visites médicales, formations, déclarations) pour le compte du Directeur Général
Appui aux équipes opérationnelles
- Soutien administratif aux personnels des activités forêt, production et réseau de chaleur (documents, commandes, suivi des pesées et des livraisons)
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances et compétences
- Formation de niveau Bac+2 (BTS Support à l'action managériale, Gestion de la PME, ou équivalent), ou expérience équivalente
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365, en particulier Excel (formules, tableaux de suivi), Word et Outlook
- Aisance avec les chiffres et notions de base de gestion : factures, TVA, échéances, règlements
- Capacité à prendre en main des applications et portails en ligne
- Qualités rédactionnelles et parfaite maîtrise de l'orthographe
- Une expérience en entreprise publique locale, en collectivité ou dans le secteur de l'énergie ou de la forêt serait un atout
Qualités personnelles
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations traitées
- Autonomie, sens des priorités et capacité à gérer des sollicitations multiples
- Aisance relationnelle