About this role
Stellenumfang: 75% einer Vollzeitstelle, in Orientierung an TvL EG 9
Befristung: 18 Monate mit Option auf Verlängerung
Beginn: zum 01. Januar 2027, vorbehaltlich der Bewilligung der beantragten Projektmittel
EPIZ ist das Zentrum für Globales Lernen und setzt Bildungsveranstaltungen für Schulen, berufliche Bildung und Lehrkräfte um. Die Arbeit wird mittels öffentlicher Förderung umgesetzt, die sich aus Landes- , Bundes und EU – Mitteln zusammensetzt. Für ein interdisziplinäres und internationales Forschungsprojekt gemeinsam mit der Evangelischen Hochschule Berlin suchen wir eine engagierte Sachbearbeitung mit vielfältigen Aufgaben.
Ihre Aufgaben
Sie unterstützen das EPIZ bei der administrativen, organisatorischen und finanziellen Umsetzung der EPIZ Projekte. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Projekt- und Drittmittelverwaltung: Unterstützung bei der Überwachung des Projektbudgets, der Dokumentation von Ausgaben, der Vorbereitung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen sowie der Zusammenstellung projektbezogener Unterlagen.
- Reisekosten und Dienstreisen: Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, insbesondere im internationalen Projektkontext, sowie Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen nach Bundesreisekostengesetz und gültigen gesetzlichen Vorgaben.
- Personaladministration: Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Honorarverträgen und Aufwandsentschädigungen.
- Rechnungen und Beschaffung: Bearbeitung projektbezogener Rechnungen, Einholung von Vergleichsangeboten und Unterstützung bei Bestellungen, insbesondere für Bildungsmaterialien, Druckerzeugnisse und Übersetzungsleistungen.
- Veranstaltungsorganisation: Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung und Begleitung von Workshops, Besprechungen und internationalen Austauschformaten, einschließlich Raum- und Reiseplanung sowie gegebenenfalls der Organisation von Unterkünften.
- Vorbereitende Buchhaltung: Pflege der Projektunterlagen, strukturierte Ablage von Belegen und Nachweisen sowie Unterstützung bei der Einhaltung administrativer und förderrechtlicher Vorgaben.
Ihr Profil
Unbedingt erforderlich
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Verwaltung öffentlich geförderter Projekte oder in der Drittmittelverwaltung insbesondere von Mitteln der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) und des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ).
- Organisationsgeschick und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
- Sicherer Umgang mit gängigen Büro- und Kommunikationsprogrammen
- Kenntnisse in der Reisekostenabrechnung und zuwendungsrechtlichen Bewirtschaftung von finanziellen Mitteln.
- Sichere Sprachkenntnisse in Deutsch
Wünschenswert
- Gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Kooperationspartner:innen
- Russische oder usbekische Sprachkenntnisse
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen und interdisziplinären Forschungs- und Bildungsprojekt
- Ein vielseitiges Aufgabenfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung und internationaler Zusammenarbeit
- Einen inspirieren Arbeitsplatz im Berlin Global Village
- Gute Bedingungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- ein bunt gemischtes Team und gutes Betriebsklima
- in begrenztem Maße Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Bewerbungen können bis zum 13. November 2026 an folgende Adresse geschicht werden: [email protected] weitere Infos über EPIZ : www.epiz-berlin.de
Sehr wichtig!!
Wir möchten Sie gerne persönlich kennenlernen, bitte verzichten Sie deshalb darauf, Ihr Motivationsschreiben von KI verfassen zu lassen.