About this role
Description
Rattaché(e) au Responsable Marchés Publics et Patrimoine, voici vos missions :
- ACCUEIL ET STANDARD :
- Traiter les appels téléphoniques entrants et sortants
- Accueillir, informer, orienter le public, communiquer les informations de premier niveau sur la CCI Ouest Normandie et ses activités, prendre et transmettre des messages
- Gérer les plannings des salles de réunion et prévoir le gardiennage si nécessaire
- Assurer la gestion des accès pour les visiteurs extérieurs et le respect des mesures de sécurité
- Gérer l'attribution des véhicules de services dans le respect des règles
- Veiller à ce que le registre de sécurité soit mis à jour lors des contrôles obligatoires
- Réceptionner les courriers recommandés, colis.
- CLASSEMENT ET ARCHIVAGE :
- Organiser le classement et archiver les documents
- Gérer les documents à l'issue de la durée d'utilité administrative et préparer des bordereaux en lien avec les Archives Départementales
- ASSISTANCE ADMINISTRATIVE :
- Assister le Responsable Marchés Publics et Patrimoine
- Organiser les Commissions consultatives de marchés
- Préparer les rapports d'exécution des marchés
- ASSURER PONCTUELLEMENT LE REMPLACEMENT DE L'ASSISTANT DES MOYENS GÉNÉRAUX DURANT SES ABSENCES/CONGÉS
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE
- Maitrise des techniques d'accueil téléphonique
- Prise et restitution des messages
- Maitrise des techniques de l'archivage et de la documentation
- Maîtrise des outils bureautiques et des outils numériques de formation
PROFIL RECHERCHÉ
- Vous avez obtenu un Bac+2 minimum dans le domaine de l'accueil et/ou de l'assistanat administratif et justifiez d'une expérience réussie sur un poste similaire.
- Vous appréciez particulièrement les échanges humains, au téléphone et à l'accueil physique.
- Vous savez faire preuve de rigueur et vous avez un sens aigu de la confidentialité.
- Vous êtes autonome et organisé(e).
Dans le cadre de notre politique diversité, toutes nos offres sont ouvertes, à compétences égales, aux personnes en situation de handicap.