About this role
La/le secrétaire de gestion exerce ses fonctions sous l'autorité du gestionnaire et contribue au bon fonctionnement du service de gestion.
Elle/Il assure le traitement administratif des dossiers qui lui sont confiés, met en œuvre les procédures de gestion et rend compte régulièrement au gestionnaire.
Gestion des droits constatés (GFE)
- Assurer la gestion des droits constatés dans GFE.
- Procéder aux saisies, contrôles et régularisations nécessaires.
- Préparer les éléments nécessaires à la facturation des familles.
Régie de recettes
- Assurer les encaissements des familles.
- Tenir la caisse de la régie.
- Préparer les remises.
- Assurer le suivi administratif des opérations de régie.
Processus de la dépense
- Préparer les engagements de dépenses.
- Saisir les bons de commande après validation du gestionnaire.
- Assurer le suivi administratif des commandes.
- Contrôler le service fait.
- Vérifier les factures.
- Procéder à la liquidation des dépenses.
- Assurer le suivi des dossiers de dépenses dans le respect des procédures en vigueur.
Gestion de la demi-pension (ALISE)
- Assurer la gestion quotidienne des usagers dans ALISE.
- Mettre à jour les données relatives aux élèves.
- Assurer le suivi administratif des opérations liées à la restauration scolaire.
- Informer les familles sur les questions relevant de sa compétence.
Gestion des consommables
- Assurer le suivi des stocks de fournitures administratives.
- Gérer les consommables des copieurs.
- Anticiper les besoins de réapprovisionnement et en informer le gestionnaire.
Profil recherché
Connaissances
. Maitrise des outils informatiques et bureautiques
. Maîtrise des techniques de communication et de la rédaction administrative
. Connaissances des règles budgétaires et comptables
Savoir-faire
. Appliquer des règles et des procédures
. Travailler en équipe
. Rendre compte
Savoir-être
. Être organisé et rigoureux
. Sens du relationnel