About this role
In het kort: Je gaat als bestuurssecretaresse het CvB ondersteunen met agenda- en mailboxbeheer, vergaderingen organiseren en notuleren, correspondentie verzorgen en administratieve processen verbeteren in nauwe samenwerking met bestuurssecretarissen en collega-secretaresses.
Algemene informatieLocatie: op locatie in Rotterdam (Museumpark)OpdrachtomschrijvingAls bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor het agenda- en mailboxbeheer van het bestuurslid/de bestuursleden. Ook verzorg jij de uitvoering van de administratieve en secretariële ondersteuning voor het CvB en de bestuurssecretarissen. Je zorgt dat deelnemers aan vergaderingen hun stukken tijdig ontvangen, draagt zorg voor correspondentie, beantwoordt e-mail, en doet tekstvoorstellen voor berichtgeving en brieven of redigeert deze.
Als bestuurssecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het CvB (telefonisch, per mail en bezoekers). Kortom, jij bent het visitekaartje van het CvB!In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opstellen van jaarplanningen voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten. Je maakt hierover afspraken met alle belanghebbenden, zowel intern als extern. Ook werk jij samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen, denk hierbij aan de CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Tot slot denk je mee over project- en procesondersteuning waarbij je de administratieve en secretariële werkzaamheden voor het CvB evalueert om vervolgens verbetervoorstellen te doen.
Het teamAls team ondersteunen jullie het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus als bestuurssecretaresse ligt bij de ondersteuning van één van de leden, maar je werkt ook voor het college als geheel en voor de bestuurssecretarissen met wie je, samen met twee andere bestuurssecretaresses één team vormt..