About this role
Podinspektor ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) (k/m).
Pracodawca: Urząd Miasta w Uniejowie. Miejsce pracy: Uniejów, łódzkie.
Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony.
Zakres obowiązków
- Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska pracy ds.
Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) należy w szczególności: należy w szczególności:
- 1. prowadzenie sekretariatu zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i niniejszym regulaminem;
- 2. sprawna i profesjonalna obsługa interesantów; przestrzeganie zasad uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami,
- 3. udzielanie wszechstronnej informacji i pomocy interesantom w sprawach dotyczących zadań realizowanych przez Urząd oraz obowiązujących w tym zakresie procedur;
- 4. przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich według właściwości do innych pracowników Urzędu;
- 5. przekazywanie niezwłocznie pilnej korespondencji Burmistrzowi a w razie jego nieobecności Zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi lub według właściwości innym pracownikom Urzędu;
- 6. współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu;
- 7. organizacja i obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza lub zastępcę Burmistrza;
- 8. przyjmowanie, sprawdzanie, ewidencjonowanie korespondencji kierowanej do Urzędu;
- 9. obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej;
- 10. odbiór i rozdysponowanie korespondencji przekazywanej elektronicznie, z platformy ePUAP i e-doręczeń,
- 11. organizowanie obiegu akt w urzędzie poprzez właściwe ich przyjmowanie, rejestrowanie, załatwianie i przechowywanie, wysyłanie, rozdział korespondencji i przesyłek,
- 12. wysyłanie korespondencji Urzędu;
- 13. prowadzenie rejestru kancelaryjnego;
- 14. dbanie o estetykę pomieszczenia sekretariatu i gabinetów;
- 15. prowadzenie prenumeraty prasy, czasopism i publikacji dla całego Urzędu;
- 16. zabezpieczenie rejestru pieczęci urzędowych, zamawianie pieczęci;
- 17. prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego;
- 18. koordynowanie prac związanych z archiwizacją dokumentów Urzędu;
- 19. prowadzenie magazynu materiałów biurowych, kancelaryjnych oraz artykułów sanitarnych;
- 20. prowadzenie spraw związanych z zakupem odzieży ochronnej i środków ochrony osobistej i środków czystości;
- 21. zakup produktów spożywczych na potrzeby Urzędu Miasta w Uniejowie;
- 22. prowadzenie: a) książki kontroli zewnętrznych; b)centralnego rejestru skarg i wniosków, c) rejestru upoważnień i pełnomocnictw, d) rejestru delegacji, e) rejestru zarządzeń Burmistrza Miasta Uniejów,
- 23. wywieszanie w urzędzie pism otrzymanych do wywieszenia do publicznej wiadomości;
- 24. dokonywanie zamówień publicznych w zakresie powierzonych materiałów;
- 25. zastępowanie pracowników na stanowiskach: ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) i ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE-I) w razie ich nieobecności;
- 26. wykonywanie innych zadań określonych w przepisach szczególnych oraz zadań powierzonych przez Burmistrza lub Sekretarza..
Wymagania
wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Sekretarka
Wymagania niezbędne
a. obywatelstwo polskie, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, b. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, c. wykształcenie wyższe, d. posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku, e. brak prawomocnego wyroku sądu skazującego za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, f. nieposzlakowana opinia, g. posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na określonym stanowisku; Wymagania dodatkowe: a. znajomość przepisów regulujących zagadnienia z zakresu funkcjonowania samorządu gminnego, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrony danych osobowych, dostępu do informacji publicznej, o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami; ustawy o pracownikach samorządowych, kodeks postepowania administracyjnego, Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, b. preferowane doświadczenie w pracy na pokrewnym stanowisku lub praca w administracji samorządowej; c. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym, d. obsługa komputera w zakresie pakietów biurowych, e. umiejętność pracy z wykorzystaniem programów do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, f. znajomość struktury organizacyjnej zadań i Urzędu Miasta w Uniejowie i gminnych jednostek organizacyjnych, g. predyspozycje osobowościowe: wysoka kultura osobista, terminowość, obowiązkowość, systematyczność, umiejętność współpracy, rzetelność, dyspozycyjność, samodzielność i inicjatywa, bardzo dobra organizacja czasu pracy..
Wynagrodzenie: od 5 060 do 8 300 PLN praca w godzinach: poniedziałek: 9:00-17:00; wtorek - czwartek 8:00-16:00; piątek 8:00-15:00