About this role
L'Assistant.e de Direction (H/F) accompagne le dirigeant de la Clinique vétérinaire en prenant en charge la supervision et gestion de l'équipe (Vétérinaires et auxiliaires vétérinaires) mais également en assurant le lien et les négociations avec les délégués des laboratoires pharmaceutiques vétérinaires. ll/elle est également en charge d'assurer le suivi des achats, des stocks et de la gestion administrative et comptable dans sa globalité.
Vos missions principales
- Management et gestion des ressources humaines
- Coordination globale de l'équipe et management transverse
- Ajuster les fonctionnements internes au sein de l'équipe : coordonner les missions et les tâches règlement intérieur à rédiger...
Vos missions supplémentaires en binôme avec la Responsable Administrative et Financière :- Réaliser la gestion des plannings et des congés - Gérer les arrêts maladie et leurs conséquences administratives (lien comptable, subrogation, déclaration prévoyance...) Réaliser la préparation paie pour transmission au cabinet comptable en charge de l'établissement des paies - Tenir et mettre à jour les différents registres sociaux (DUERP, personnel) - Entretien individuel des ASV - Gestion des achats et des stocks - Assurer les relations commerciales avec les laboratoires: suivi et étude des contrats labos/GIE, plannings des commandes, sélection des produits - Superviser les commandes et les livraisons - Vérifier les factures des fournisseurs et prestataires - Vérifier régulièrement la tenue du registre de stupéfiants - Mettre à jour mensuellement les tarifs articles et actes - Mise en place d'actions de promotion - Gestion relation clients - Organiser les activités saisonnières des vétérinaires (prophylaxie, police sanitaire, VSB, BSE, FCO) avec suivi facturation interne et règlements DDETSPP - Piloter la communication des actions de promotion auprès de la clientèle - Assurer un contrôle régulier des tarifs et ajustements internes de la boutique en ligne Chronovet - Superviser la facturation mensuelle - S'assurer et maintenir l'application des règles d'entretien et d'hygiène - Gérer les espaces de la Clinique : pharmacie, accueil, salles d'attente, chirurgie, chenil - Gestion administrative - Gérer le versement des liquidités et assurer des contrôles de cohérence - Assurer la gestion des fournitures, l'approvisionnement en monnaie - Gestion et mise en oeuvre des déplacements professionnels: congrès, formations - Assurer les relations avec les instances professionnelles et les prestataires - Participer à la mise en oeuvre de nouveaux usages des fonctionnalités du logiciel professionnel - Piloter les outils de communication à destination des clients : réseaux sociaux, suivi de la boutique en ligne et des écrans de diffusion en salle d'attente (choix des thèmes et des rythmes de diffusion) Vos missions supplémentaires en binôme avec la Responsable Administrative et Financière :- Comptabilité & Gestion financière - Saisie des factures, tenue de la comptabilité générale - Déclaration TVA mensuelle (régime caisse) - Rapprochement bancaire / journal de banque, avec entretien annuel Paiement fournisseurs, gestion de la trésorerie quotidienne et mensuelle Inventaire et clôture comptable fin décembre - Élaboration des budgets prévisionnels, plans de financement - Contrôle de gestion, analyse des résultats, audits internes ponctuels