About this role
Sous la direction du chef/fe de service, vous assurez le suivi administratif, l'accueil physique et le standard téléphonique.MISSIONS :1 - SECRETARIAT-Accueil téléphonique standard, orientation des appels ou prise de messages-Accueil des jeunes et des partenaires-Tenue du registre de courrier (arrivée et départ)-Tri et distribution du courrier-Gestion et commande des fournitures-Transmission des factures à la comptabilité-Alimente la base des données statistiques annuelles-Impression de documents et affichage-Création et réactualisation de différents tableaux pour le chef de service-Gestion du matériel informatique (demandes & maintenance)-Gestion de la correspondance-Archivage2- PARTICIPATION AUX REUNIONS DE L'ASSOCIATION -Participer aux réunions institutionnelles-Rédiger, faire valider et classer les comptes rendus3- SUIVI DES DOSSIERS JEUNES-Création d'une fiche de renseignement à l'admission d'un jeune-Etablissement du dossier administratif des jeunes-Impression des documents en vue des admissions-Mise à jour hebdomadaire et transmission des hébergements occupés par les jeunes-Mise à jour de la liste des référents ASE pour les jeunes-Gestion et relance des Prises en charge ASE (mail)-Elaboration, mise à jour et transmission des listes des usagers présents par semaine-Elaboration du tableau mensuel de facturation ASE4- GESTION DE LA FLOTTE AUTOMOBILE-Gestion des documents obligatoires dans les véhicules (carte grise, vignette assurance, constat à l'amiable, etc) -Déclaration des sinistres auprès de l'assuranceTransmission des éléments nécessaires aux professionnels ayant occasionné les dégâts pour dépôt au garage, après réponse des assurances5- GESTION DU PARC IMMOBILIER-Classement de copies des baux des hébergements des jeunes du service-Souscription à une assurance habitation-Ouverture des compteurs d'eau, gaz et EDF-Déclaration de sinistres-Gestion des clés des hébergements6-GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL-Elaboration et affichage des plannings des salariés du service en lien avec le Chef de service-Actualisation et envoi mensuel des variables au siège après signature du Chef de service-Préparation de l'arrivée du professionnel dans le service-Remise au professionnel des clés du service sur site-Modification des visites à la médecine du travailAVANTAGES SOCIAUX :- Tickets restaurant = 8 € / jour travaillé- Prime Ségur = 238 € bruts / mois (pour un temps plein)- Congés trimestriels = 18 jours / an- Chèques cadeaux Noël et chèques vacances- Mutuelle employeur prise en charge à 70% par l'employeurSPECIFICITES :- Horaires : du lundi au vendredi (9h à 17h)- CDD de remplacement pour congé maternité (du 16 novembre 2026 au 31 mars 2027) pouvant être renouvelé- Possibilité de 4/5 ou temps pleinPREREQUIS :- BTS assistant manager ou équivalent - 5 ans d'expérience sur même type de poste- Bonne maîtrise de Word, Excel, des outils d'internet et de messagerie- Bonne orthographe- Sens relationnel et de l'accueil, Disponibilité, Adaptabilité, Organisation, Autonomie, Sens du travail en équipe, Aptitudes rédactionnelles, Aptitudes à la transmission, Sens du service, Créativité, Discrétion, Rigueur, Esprit d'initiativeEnvoyez votre candidature (cv + lm) à : [email protected] et [email protected] URGENT