About this role
Ben jij een administratieve duizendpoot , hou je graag het overzicht en krijg je energie van een brede functie met veel verantwoordelijkheid ? Als Office Manager neem je de dagelijkse organisatie van het kantoor in handen en combineer je administratie , HR - ondersteuning , facturatie en agendabeheer . Een veelzijdige functie binnen een gespecialiseerde technische KMO in Sint-Gillis-Waas . Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!
- De functie inhoud Wat je gaat doen als Office Manager: Instaan voor de algemene administratieve organisatie en zorgen dat de dagelijkse kantoorwerking vlot verloopt.
- Facturen verwerken en correct inboeken via Exact Online . Betalingen voorbereiden , uitvoeren en verder opvolgen . Offertes administratief voorbereiden en zorgen voor een correcte opvolging.
- Inkomende en uitgaande administratie structureren en nauwgezet beheren.
- Internationale reizen van collega's organiseren en praktisch voorbereiden . Vluchten , hotels en andere reisgerelateerde zaken boeken en opvolgen . Administratieve ondersteuning bieden op het vlak van HR en personeelszaken . Meehelpen bij de administratieve opvolging van vacatures en de zoektocht naar nieuwe technische medewerkers . Contact onderhouden met leveranciers , klanten en andere externe partners . Verschillende lopende dossiers zelfstandig opvolgen en tijdig actie ondernemen.
- De zaakvoerder en collega's ondersteunen bij uiteenlopende organisatorische en administratieve taken . Meedenken over hoe administratieve processen efficiënter en gestructureerder kunnen verlopen . Op termijn bijkomende verantwoordelijkheden opnemen afhankelijk van jouw interesses en ontwikkeling.
- Onze klant Je komt terecht bij een gespecialiseerde technische KMO in het Waasland die wereldwijd actief is binnen hogedruk - en isostatische installaties . Vanuit België worden internationale klanten in onder meer automotive , medical , petrochemie , aerospace , aviation , onderwijs en onderzoek ondersteund met inspecties , certificering , herstellingen , consultancy , commissioning en technische oplossingen . De onderneming beschikt over meer dan 25 jaar expertise in haar niche en combineert een kleinschalige organisatie met een sterk internationale werking . Wie jij bent als Office Manager: Relevante ervaring binnen office management , administratie , boekhoudkundige ondersteuning of een vergelijkbare brede functie.
- Bachelor denkniveau , of gelijkwaardig aan ervaring Administratief sterk en nauwkeurig in het opvolgen van verschillende dossiers . Ervaring met facturatie , betalingen en financiële administratie is een mooie troef . Kennis van Exact Online is mooi meegenomen.
- Organisatorisch sterk en gemakkelijk het overzicht bewaren over verschillende taken en prioriteiten.
- Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid nemen over de dagelijkse administratie.
- Proactieve ingesteldheid en zelf zien waar ondersteuning of opvolging nodig is.
- Communicatief sterk en professioneel in contacten met klanten, leveranciers en collega's.
- Interesse om ook HR-gerelateerde taken mee op te nemen en je hierin eventueel verder te ontwikkelen.
- Bereid om waar nodig bijkomende opleidingen te volgen . Vlot kunnen werken in een internationale context . Goede talenkennis: NL, ENG Kennis van Duits en Frans zijn mooi meegenomen . Flexibele en hands - on mentaliteit die past binnen een kleinere technische organisatie.