About this role
ft 33196Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning binnen een landelijk kantoor en helpt zo het bestuursbureau en je collega’s optimaal te werken. Je bent veel bezig met agendabeheer, het plannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen. Daarbij zorg je dat vergaderstukken goed voorbereid en compleet zijn en ondersteun je bij de uitvoering en verslaglegging van overleggen. Je werkt nauw samen met het managementsecretariaat en draagt bij aan een overzichtelijke, zorgvuldige en professionele ondersteuning.
- Wat ga je doen- Je verzorgt het agendabeheer voor hoofden van afdelingen en attendeert op gemaakte afspraken.- Je bereidt interne en externe afspraken zorgvuldig voor.- Je plant en organiseert interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.- Je bereidt bijeenkomsten en vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voor.- Je stelt agenda’s op en maakt vergaderstukken gereed en verspreidt deze.- Je verzorgt bij afwezigheid van collega’s de verslaglegging.- Je beoordeelt vergaderstukken inclusief bijlagen op volledigheid en onderneemt actie als dat nodig is.Eisen- Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse.- Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office.
- Wensen- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van secretarieel of administrat.- Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.- Je hebt aantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenen.- Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen.
- Competenties- Je beschikt over organisator.